الذهب يهبط بأكثر من 1%    الصين تطلق بنجاح قمرًا اصطناعيًا جديدًا لنقل البيانات    بتوجيه من ولي العهد.. إطلاق اسم "مطلب النفيسة" على أحد شوارع الرياض    نائب أمير مكة يشهد حفل تخريج الدفعة العاشرة من طلاب وطالبات جامعة جدة    اكتشاف مستعمرة مرجانية عمرها 800 عام ب"أمالا"    وزير الاقتصاد: المملكة الأولى عربيا في الأداء الإحصائي    المملكة.. طموح لا يعرف المستحيل    السعودية تمتلك تجارب رائدة في تعزيز ممارسات الصيد    اكسر حواجز الواقع و اصفع الفشل بالإصرار    محادثات القاهرة تتعثر.. ولا ضوء في نهاية النفق.. الاحتلال يصعد في غزة ويطارد حماس عبر «مناطق عازلة»    دمشق ل"قسد": وحدة سوريا خط أحمر    هنأت رؤساء توغو وسيراليون وجنوب أفريقيا.. القيادة تعزي الرئيس الإيراني في ضحايا الانفجار    عبر السد بثلاثية مقابل هدفين.. كاواساكي يواجه النصر في نصف نهائي النخبة الآسيوية    "الانضباط" تجدد رفض احتجاج الوحدة ضد النصر    مدير الجوازات يستعرض خطة أعمال موسم الحج    صقر في القفص الذهبي    أبناء زين العابدين يكرمون كشافة شباب مكة    تنفذها الإدارة العامة للتوجيه والإرشاد بوزارة الداخلية.. أمير الرياض: الحملة الوطنية.. "الولاء والانتماء" تعزز الأمن وتحصن الشباب    وزير الإعلام يستهل مبادرة "نبض الإعلام" باللقاء الأول مع صنَّاع البودكاست    معرض"ذاكرة الطين" للتشكيلية فاطمة النمر    كيف تحل مشاكلك الزوجيه ؟    أكدت أنه يتفق والمصلحة المطلوبة شرعًا.." كبار العلماء": لا يجوز الذهاب للحج دون أخذ تصريح    كبار العلماء: لا يجوز الحج من دون تصريح    أخضر الشابات يترقب قرعة تصفيات كأس آسيا تحت 20 عاماً    النصر والعلا إلى نهائي الدوري الممتاز لكرة قدم الصالات    الملك وولي العهد يُعزيان الرئيس الإيراني في ضحايا انفجار ميناء رجائي    ورش ومحاضرات توعوية ضمن فعاليات أسبوع البيئة بالجوف    «إسرائيل» تمنع دخول شاحنات المساعدات لغزة    مؤشر نسبة العاملين من ذوي الإعاقة يقترب من تحقيق مستهدف رؤية 2030    «هيئة الشورى» تعقد اجتماعها الثامن    ولي عهد لوكسمبورج يشكر المملكة لدعمها مبادرة «رسل السلام»    حل 40 ألف قضية أسرية قبل وصولها للمحاكم    وفاة عميد أسرة آل أبوهليل    مقتل شخصين في ضربات أميركية على صنعاء    Adobe تطلق نموذج Al للصور    رؤية 2030 تقفز بحجم الاقتصاد الرقمي إلى 495 مليار دولار    جلوي بن مساعد يهنئ جامعة نجران    صناعة الحوار    تشكيليات يرسمن أصالة الأحساء    ليلة استثنائية    أمير الشرقية يبحث تطورات ومستجدات البيئة الاستثمارية    رؤية 2030.. النجاح لا يأتي صدفة    فيصل بن مشعل يكرم الفائزين في بطولة القصيم لجمال الخيل العربية الأصيلة    ملتقى «توطين وظيفة مرشد حافلة» لخدمة ضيوف الرحمن    «جمعية تجهيز» تُخصص رقماً مجانياً للتواصل    محمد بن ناصر: رياضة المشي لها دورها في الوقاية من الأمراض وتعزيز الصحة    طلاء سحري يقتل البكتيريا والفيروسات    ارتفاع حرارة الأطفال بلا سبب    الميتفورمين يخفف آلام التهاب مفاصل الركبة    2 مليار إيرادات تطبيقات نقل الركاب    مواعيد مباريات نصف نهائي دوري أبطال أسيا    «مجمع الملك سلمان» يُشارك في معرض تونس الدولي للكتاب    جمعية الكشافة تختتم مشاركتها في معرض "أسبوع البيئة 2025"    تهنئة 3 دول بمناسبتي ذكرى الاستقلال ويوم الحرية    ‏ #صامطة تتألق بحدث رياضي ملهم: " #امش_30" يجمع الأهالي لتعزيز الحياة الصحية    ولي العهد يوجه بإطلاق اسم الدكتور مطلب النفيسة على أحد شوارع الرياض    أمير جازان يستقبل مدير فرع هيئة الأمر بالمعروف والنهي عن المنكر بالمنطقة    حسين الشيخ نائبا للرئيس الفلسطيني    







شكرا على الإبلاغ!
سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.



مؤهلات السكرتير أو المدير الإداري
الخطوات العملية لإدارة العمل المكتبي.. الخطوات العلمية لإدارة العمل المكتبي
نشر في الجزيرة يوم 21 - 09 - 2004

كل مؤسسة أو منشأة تسعى لتحقيق النجاح لابد لها من أسس تنظيمية تتبعها داخل إدارتها. ويحتاج هذا التنظيم إلى أفراد أكفاء تتوفر فيهم مواصفات وظيفية خاصة تمكنهم من توجيه العمل نحو تحقيق الاهداف المطلوبة.
ووظيفة السكرتير أو المدير الإداري في المؤسسات غالبا ما تكون بمثابة الدينمو المحرك داخل المؤسسة لأنه الشخص المنوط به الإلمام بكافة تفاصيل العمل داخل المؤسسة. وكيفية أداء السكرتير أو المدير الإداري لعمله والطريقة التي يتبعها لتنفيذ العمل والصفات التي يتمتع بها واحترام الموظفين لرؤسائهم كل هذه تمثل زوايا وأُطُر هامة لابد من توافرها لضمان إدارة علمية ناجحة للعمل المكتبي الامر الذي ينعكس ايجابا على المؤسسة ويساعدها في تحقيق أهدافها ومقاصدها.
مؤهلات السكرتير أو
المدير الإداري
هنالك العديد من المؤهلات التي يجب أن تتوفر في المدير الإداري أو السكرتير أهمها أن يتمتع بثقافة عالية ويلم إلماماً تاماً بأصول اللغة حتى يتمكن من صياغة التقارير المطلوبة منه، وكتابة محاضر الجلسات وجدول الأعمال بلغة سهلة واضحة المعنى.. وإذا كان للمنشأة عمليات خارجية فيجب على السكرتير أن يلم ببعض اللغات الاجنبية.
أن يكون ملماً بأصول القانون التجاري (العقود - الوكالة - الأوراق التجارية - القانون البحري. إلخ). وأصول المحاسبة، وأنظمة الضرائب وأعمال المصارف والبورصات والعلوم الاقتصادية والمالية وطرق الاستثمار وتمويل المشروعات هذا بالنسبة للمؤسسات والشركات ذات الصفة التجارية.
والإلمام بإجراءات عقد الاجتماعات وتنظيمها والتصويت وتسجيل ما يدور فيها من مناقشات وقرارات.. الخ).
والإلمام بقانون الشركات والمؤسسات والقوانين الأخرى التي تتعلق بنشاط المؤسسة.
والمعرفة أو الخبرة التامة بطرق تنظيم وإدارة المكتب (الأعمال الخاصة بالمراسلات وحفظها، تعيين الموظفين والنظر في شؤونهم واستخدام المستحدثات الآلية كالآلات الحاسبة وآلات الاحصاء والمحاسبة.. الخ) وتهيئة الوسائل التي تساعد المؤسسة على الحصول على إنتاج كامل من موظفيها.
صفات السكرتير أو المدير الإداري
تستدعي طبيعة عمل السكرتير واتساع دائرة أعماله وإشرافه على عدد كبير من الموظفين بالمؤسسة، ان يتصف السكرتير بالحرص والفطنة والعقل البصير حتى يتمكن من البت في الأمور دون تردد واستخلاص الحكم الصائب عند استعراض الحقائق. ويجب أن يتمتع السكرتير بشخصية محبوبة تبعث على الاحترام، فيما يمكنه ان يحصل من موظفيه على إنتاج كامل. والسكرتير الكفء هو الشخص الذي تتوفر فيه اللباقة وحسن التصرف والتمييز، لأنه بالرغم من أن أعضاء مجلس الإدارة هم الذين يديرون دفة الشركة فإنه ليس لديهم من فرص الاتصال بالغير والموظفين مثل ما للسكرتير أو المدير الإداري الذي يعتبر بحكم مركزه، ضابط الاتصال بين الإدارة والموظفين، وبينهما وبين العملاء.
وسعة الاطلاع من الصفات التي يجب ان يتصف بها السكرتير، حتى يتمكن من جمع الاحصائيات والمعلومات التي تتعلق بالصناعة او التجارة التي يتبعها او يدخل في دائرتها نشاط مؤسسته، حتى يكون على علم بكل جديد، فبذلك يتمشى مع التطورات الاقتصادية.
الخطوات العلمية لإدارة
العمل المكتبي
المشتغلون بإدارة المكاتب لابد لهم من فكرة واضحة عن خطوات الطرق العلمية لتنظيم العمل المكتبي ويمكن اجمالها في خطوات تسع، ولتوضيح هذه الخطوات عمليا نفترض حالة مدير مكتب يهتم بزيادة إنتاجية موظفي المكتب، فمدير المكتب الذي يتبع الطريقة العلمية لابد له من الآتي:
تحديد المشكلة
يجب أن يحدد الإداري المشكلة التي يرغب في جمع بيانات عنها لمعرفة حلها، فإذا افترضنا انه بعد الدراسة رأى مدير المكتب ان زيادة إنتاجية الموظف يمكن الوصول إليها باتباع إحدى الطرق الآتية:
- ترتيب منطقة العمل للموظف ترتيباً أفضل.
- انسياب العمل بانتظام إلى الموظف.
- تحسين تصميم النماذج والسجلات المستخدمة.
- إنشاء برنامج للتدريب لرفع كفاءة الموظف.
وتأثير كل من هذه العوامل على الموظف يعتبر مشكلة مستقلة، ولذلك نفرض ان مدير المكتب قرر ان يفحص برنامج التدريب كوسيلة لتحقيق هدفه وبذلك تكون قد تحددت مشكلته، ويكون قد استبعد الوسائل الأخرى.
الملاحظات المبدئية والتحليل
بعد معرفة المشكلة تكون الخطوة التالية هي القيام بالملاحظة المبدئية والتحليل، ففي هذه الخطوة يجمع مدير المكتب البيانات التي تبين تأثير العوامل المختلفة على المشكلة التي يجري فحصها، وقد يحصل على البيانات من المواد التي سبق نشرها كتقارير الاختبارات أو الاحصائيات أو نتائج البحوث التي تبين العلاقة بين برامج التدريب وبين إنتاجية الموظف. كما قد يقوم مدير المكتب بدراسة سجلات العمل أو ملاحظة الموظفين أثناء العمل للحصول على البيانات المطلوبة عن إنتاجهم. وبمقارنة إنتاج كل موظف بدرجة تدريبه يمكن الوصول إلى العلاقة بين إنتاج الموظف ومدى تدريبه.
كما ان هذه الدراسة قد تبين أي نوع من التدريب حصل عليه الموظفون ذوو الإنتاج المرتفع وأي نوع من التدريب لم يحصل عليه الموظفون ذوو الإنتاج المنخفض.
افتراض حل مبدئي للمشكلة
يلي ذلك وضع مشروع حل للمشكلة بناء على البيانات التي تم جمعها وعلى خبرة وتجارب مدير المكتب، ويمكن أن يكون مشروع الحل كالآتي:
بما أن الموظفين ذوي الإنتاج المرتفع هم الذين حضروا برامج التدريب في طرائق الإنتاج المكتبي، وفي تطبيق السياسات المكتبية يمكن افتراض وجود علاقة بين المتدرب في هذه الموضوعات وبين الإنتاج المرتفع.
وواضح انه لا يمكن أن نقطع بصحة ذلك ومن ثم فإن مشروع الحل هو عبارة عن اقتراح يجب اثبات انه صحيح أو العكس.
التحليل التفصيلي
ويقصد به دراسة جزئيات الحل المقترح، أي انه ينبغي تحليل مشروع الحل إلى جزئياته ودراسة كل جزئية على حدة دراسة مستفيضة.. ففي مثالنا يحلل التدريب على طرائق الإنتاج المكتبية إلى جزئياته فتبين الموضوعات التي يدرب الموظف عليها وطرق التدريب، وعدد الدارسين في كل مجموعة، والمستوى العلمي للمدربين.
جمع البيانات التفصيلية
بعد تحليل مشروع الحل إلى جزئياته ودراسة كل منها، يبدأ مدير المكتب في جمع بيانات كافية عن جزئيات الحل.
وقد تكون البيانات أولية أو ثانوية فالبيانات الأولية هي التي يتم الحصول عليها مباشرة من الأفراد أو من التجارب والبحوث والاستقصاءات التي تجري خصيصا لحل المشكلة موضوع الدراسة. أما البيانات الثانوية فهي التي يتم الحصول عليها من سجلات أو من مصادر منشورة، أي أن هذه البيانات قد تم الحصول عليها أصلاً لأغراض أخرى.
ففي مثالنا يمكن جمع البيانات الأولية باختيار موظف لم يتلق أي تدريب والقيام بتدريبه التدريب المقترح، وبقياس إنتاجه في فترات متقطعة أثناء مدة مرانه لتحديد العلاقة بين برامج التدريب وإنتاج الموظف.
وأما البيانات الثانوية فتجمع لتساعد وتكمل البيانات الأولية، وتتضمن هذه البيانات ما تنشره الحكومات والمنشآت التجارية والهيئات العامة والخاصة الأخرى من بيانات لها علاقة بموضوع البحث.
تبويب البيانات
ينبغي بعد ذلك ترتيب البيانات وتبويبها حتى يمكن تفسيرها تفسيرا صحيحا واستخلاص النتائج الدقيقة منها، وتبويب البيانات يعني في معظم الأحوال تجميع البيانات المتشابهة معاً، فالبيانات الخاصة ببرامج التدريب على طرائق الإنتاج تجمع مع بعضها، بينما البيانات الخاصة بالسياسات المكتبية تجمع وحدها ونحو ذلك.
غير انه ينبغي عدم التوسع في التقسيم عند التبويب إذ ان معظم البيانات يمكن تقسيمها إلى مجموعات متعددة.
* المصدر: تنظيم المكتب وطرق السكرتارية، رشدي حكيم جرس 1968 -مكتبة الانجلو المصرية، تنظيم إدارة المكاتب عبدالرحمن عمر 1964-مكتبة عين شمس.


انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.