طورت وزارة التعليم العالي وسيلة التواصل وطريقة تنفيذ المعاملات الخاصة بالمبتعثين السعوديين في الخارج عن طريق استخدام آخر ما توصلت له التقنية الحديثة والشبكة العنكبوتية من وسائل؛ وذلك من خلال «بوابة سفير الإلكترونية». إن بوابة سفير لا تتيح فقط للمبتعثين رفع طلباتهم للملحقية الثقافية (في بلد البعثة) أو الوزارة (في السعودية) وكأنها رسالة إلكترونية من المبتعث إلى الملحقية أو الوزارة وحسب، بل تتيح البوابة متابعة الطلب والتفاعل مع صاحب الطلب والمسؤول بقالب إلكتروني متكامل. في الحقيقة هناك ميزتان أساسيتان مكنت لبوابة سفير التميز والنجاح. الأولى هي أن بوابة سفير شملت كل ما يخص المبتعث من معلومات، وأتاحت له إجراء أغلب (إن لم يكن كل) الطلبات والإجراءات التي يحتاجها دون الحاجة للاتصال أو تكبد عناء السفر للملحقية الثقافية أو الوزارة. فعلى سبيل المثال، يستطيع المبتعث من خلال بوابة سفير استخراج ضمان مالي لجامعته أو إصدار تذاكر سفر له ولمرافقيه أو تغيير التخصص أو الجامعة أو حتى بلد الابتعاث بشكل إلكتروني كامل. أما الميزة الثانية في نجاح وتميز بوابة سفير فهي أن القائمين عليها لم يوفروها للمبتعث وتركوها لمهب الريح دون متابعة مما يجعلها عرضة للإهمال وسوء الاستخدام، بل إن المتابعة لصيقة وقوية وحازمة من قبل المشرفين على البوابة حتى أصبح الموظفون يشمرون عن سواعدهم لتخليص طلبات المبتعثين أولاً بأول كي لا تتراكم الطلبات ويحصل التأخير والمحاسبة، بل إن بعضهم أصبح يحرص على إنجاز أكبر قدر ممكن من المعاملات حتى وإن كان ذلك على حساب أن يعمل في إجازاته كي ترتفع نسبة إنجازه التي تظهر آلياً للمشرفين على البوابة بصبغة إلكترونية. في النهاية وبعد شكر أولئك المخلصين القائمين على البوابة، أود من القطاعين العام والخاص في وطني العزيز الاستفادة من هذه التجربة الفريدة التي قامت بها وزارة التعليم العالي، وأنا أعلم وأجزم أن مكانة هذه البوابة هي عالميه، فخلال إقامتي في المملكة المتحدة لمدة تقارب السبعة أعوام لم أجد مثل هذه البوابة ليس فقط بسبب تشعبها واحتوائها لكل ما يخص المبتعث وحسب، بل من خلال المتابعة وسرعة الإنجاز، إنني أصدقكم القول إذا قلت إن بعض الطلبات يتم إنجازها خلال نصف ساعة أو أقل منذ توقيت رفع المبتعث للطلب. لذا فإننا نحتاج لمثل هذه البوابة الإلكترونية في كل جهة حكومية وخاصة في السعودية كي نحل العديد من مشاكلنا وننهض بوطننا إلى ما يسمو إليه طموحنا.
