ترشيح الموظفين للبرامج التدريبية وفق الاحتياج التدريبي

عقدت بمعهد الإدارة جلسات وتوصيات اللقاء الدوري لمسئولي التدريب في الأجهزة الحكومية التي كانت بعنوان "تحقيق الاستفادة المثلى من برامج المعهد التدريبية: آفاق ورؤى مستقبلية" التي افتتحها معالي مدير عام معهد الإدارة العامة الدكتور عبدالرحمن بن عبدالله الشقاوي. وقدمت أوراق العمل على جلستين الأولى بعنوان " ترشيح الموظفين للبرامج التدريبية وفق الاحتياج التدريبي " ترأسها عضو مجلس الشورى رئيس لجنة الإدارة والموارد البشرية بمجلس الشورى الدكتور فهاد بن معتاد الحمد , وقدمها مدير عام البرامج العليا بمعهد الادارة العامة الدكتور عبدالرحمن بن حسين الوزان ، فيما تناولت الجلسة الثانية " نظام القبول الآلي ومدى تحقيق الاستفادة من الفرص التدريبية " وترأس الجلسة أمين عام لجنة تدريب وابتعاث موظفي الخدمة المدنية , وقدمها مدير عام البرنامج العليا بمعهد الادارة العامة الدكتور عبدالرحمن بن حسين الوزان , وطرح من خلال الجلستين سبع أوراق عمل مقدمة من عدد من الأجهزة الحكومية.
وقدمت ورقة العمل الأولى من معهد الإدارة بعنوان " تحقيق الاستفادة المثلى من برامج المعهد التدريبية " قدمها مدير إدارة تصميم وتطوير البرامج علي بن عبدالرحمن العلي - ومدير إدارة تنسيق البرامج الخاصة بمعهد الادارة العامة زياد بن علي المشيقح واستعرضا خلال الورقة أهم الملاحظات التي يرى المعهد أهميتها وتأثيرها على مدى تحقيق الاستفادة المثلى من برامجه التدريبية وذلك بمناقشة عدة محاور وهي: نظام القبول الآلي الفوري في المعهد ودوره في تحقيق الاستفادة المثلى من برامج المعهد. وكشفت الورقة أن هناك العديد من الفرص المفقودة غير المحققة أثناء عملية القيام بقبول مرشحي الأجهزة الحكومية وذلك بسبب عدم التزام المرشحين بالحضور أو الاعتذار بعدم الحضور ، حيث يتيح المعهد ما يقارب من خمسين ألف فرصة تدريبية سنوياً من خلال البرامج العامة التي ينفذها ضمن خطة التدريب السنوية موجهة لموظفي الأجهزة الحكومية " غير الحلقات التطبيقية والبرامج الخاصة والبرامج الإعدادية " من خلال تنفيذ ما يزيد عن " 270 " برنامجاً تدريبياً من البرامج المتخصصة والمتنوعة التي تخدم سلاسل وظائف الخدمة المدنية.
وقد تم تنفيذ ما يزيد عن " 2267 " مجموعة في العام التدريبي المنصرم 1430 /1431ه في كل من المركز الرئيسي للمعهد وفروعه الثلاثة " الدمام وجدة والفرع النسائي ". كما تطرقت الورقة إلى محور الربط بين الاحتياج التدريبي الفعلي للموظف وفقاً للبرامج التدريبية المتاحة في المعهد مع الوظائف التي تستهدفها البرامج. وتناولت الورقة كذلك آليات المعهد في تنفيذ برامجه بما يخدم أو يحقق الاستفادة المثلى. وقدمت وزارة الخدمة المدنية ورقة العمل الثانية بعنوان " تدريب موظفي الخدمة المدنية: الإطار النظامي للتدريب في المملكة العربية السعودية وأسلوب وزارة الخدمة المدنية في تدريب العاملين فيها في برامج معهد الإدارة العامة " قدمها مدير عام الإيفاد والتدريب الداخلي المكلف محمد بن زيد الخثلان , وأخصائي تخطيط الادارة العامة للتخطيط والتنسيق والمتابعة بوزارة الخدمة المدنية فهد بن شايش الشراري وتحدثا عن مفهوم التدريب وأهميته وأهدافه وفوائده وأنواعه. وتناولت الورقة واقع التدريب في المملكة من خلال دور وزارة الخدمة المدنية تجاهه حيث تم استعراض لائحة التدريب والسياسات العامة للتدريب، والتخطيط للتدريب والحوافز المالية والوظيفية الخاصة بالتدريب. وتطرقت الورقة لواقع أسلوب وآلية وزارة الخدمة المدنية في إعداد خطط التدريب الخاصة بالعاملين بها وتحديد الاحتياجات التدريبية لهم وترشيحهم لبرامج معهد الإدارة العامة ، كما أوضحت الورقة معوقات التدريب داخل المملكة التي تؤثر على فعاليته وتحد من الاستفادة منه والتي تلخصت في عدم وجود ميزانيات كافية للتدريب تغطي كافة نفقاته ومتطلباته , وعدم كفاية الحوافز التي تتضمنها لوائح التدريب , وعدم وجود الخلفية الأكاديمية والخبرة السابقة لمسئولي ومختصين التدريب للرقي بالتدريب ودعمه , وعدم اختيار البرنامج المناسب لكل موظف ليتم الاستفادة المثلى من التدريب وعدم اختيار الموظف المناسب للتدريب وعدم وجود خطة مدروسة مبنية على حاجة فعلية لموظفي الجهاز مما يفقد التدريب أهميته وعدم الاستفادة من بعض المراكز والمعاهد التدريبية في الداخل واقتصار ذلك بشكل كبير على جهات التدريب المركزية وعدم تفعيل دور التدريب من حيث توظيف المهارات المكتسبة من التدريب وتطبيقها عند ممارسة الموظف لمهام عمله. فيما قدمت الورقة الثالثة من وزارة التربية والتعليم بعنوان " تجربة الوزارة في الاستفادة المثلى من برامج معهد الإدارة العامة التدريبية والرؤى المستقبلية حيال ذلك " قدمها مدير إدارة التدريب بالتطوير الإداري بوزارة التربية والتعليم أحمد بن محمد الشهري , تحدث فيها عن رؤية الوزارة حيال التدريب وأنه حق مكتسب لجميع موظفيها على حد سواء وبفرص متكافئة في عملية الحصول عليه. كما سردت أهداف وسياسات التدريب في الوزارة وفقاً للمادة (34) من لائحة تدريب موظفي الخدمة المدنية. ثم أشارت الورقة إلى الهدف من التدريب حيث حددته بتدريب كافة موظفي الوزارة وفي جميع التخصصات الوظيفية تدريباً مبنياً على احتياج فعلي وبحد أدنى برنامج تدريبي لكل موظف في السنة. ثم تطرقت ورقة العمل لواقع التدريب بالوزارة وانقسامه لقطاعين رئيسيين احدهما تدريب يعنى بتدريب الموظفين التربويين والأخر بالموظفين الإداريين ، كما تم حصر عدد مسئولي الترشيح بالوزارة ب (6) مسئولي ترشيح و(596) مدخل بيانات يقومون بإدخال طلبات الترشيح على برامج المعهد ومعلومات المرشح. وقدمت ورقة العمل الرابعة من قبل وزارة الصحة بعنوان " تحديد رؤية مستقبلية لإمكانية تحقيق الاستفادة المثلى من البرامج التدريبية بمعهد الإدارة العامة " قدمها مدير عام التدريب والابتعاث بوزارة الصحة الدكتور على بن حامد الغامدي استعرض خلالها الصعوبات التي تواجهها الوزارة عند الترشيح على برامج المعهد ، وقسمها الى قسمين صعوبات من جانب معهد الإدارة العامة ، وصعوبات من جانب وزارة الصحة. وناقشت الورقة دور وزارة الصحة في تمكين المتدرب من توظيف المهارات المكتسبة من التدريب في العمل حيث يقتصر دور الوزارة في معظم الأحيان على إتاحة الفرصة للموظف لحضور الدورة ويبقى توظيف المهارات التي اكتسبها الموظف من التدريب في معظم الأحيان مرتبطاً باجتهاده الشخصي.
وتطرقت إلى جودة البرامج التدريبية بالمعهد ودورها في تلبية الاحتياجات التدريبية لوزارة الصحة.
وأشارت إلى تقدم المعهد لبرامج تدريبية ذات جودة عالية ولكن يفتقد المعهد بشكل كبير إلى برامج تقييم لاحق لأثر التدريب بالإضافة إلى قلة عدد الأيام التدريبية ، مما يتطلب التردد على المعهد مما يشكل عائق للعديد من المتدربين.
وفي ورقة العمل الخامسة المقدمة من وكالة وزارة الداخلية للأحوال المدنية بعنوان " تجربة وكالة وزارة الداخلية للأحوال المدنية في تحقيق الاستفادة المثلى من البرامج التدريبية بمعهد الإدارة العامة " قدمها مدير عام إدارة التطوير الإداري بوكالة وزارة الداخلية للأحوال المدنية بدر بن حمزة البدر ، استعرض خلالها الجهاز المركزي لوكالة وزارة الداخلية للأحوال المدنية ترتبط بها الإدارات التخصصية التالية التي تخضع مباشرة لإشراف وكيل وزارة الداخلية للأحوال المدنية, كما يتفرع من الوكالة (13) فرعاً حسب التقسيم الإداري للمملكة العربية السعودية. وتحدثت الورقة عن عدد إدارات ومكاتب الأحوال المدنية في المملكة التابعة للوكالة التي تبلغ ثمان وثمانون إدارة ومكتب بالإضافة إلى إدارة الإشراف النسوي و (16) مكتب نسائي. تم تطرقت الورقة لمهام الوكالة وفروعها في المملكة. كما استعرضت الورقة آلية ترشيح موظفي وكالة وزارة الداخلية للأحوال المدنية والايجابيات التي نتجت عن تطبيقها حيث استطاعت الوكالة الحصول على نسبة مقاعد جيدة وتنفيذ الخطة بشكل جيد ، كما أشارت الورقة إلى انه يجري العمل حالياً على وضع آلية لقياس العائد من التدريب. وذكرت الورقة أهم الصعوبات التي تواجه وكالة وزارة الداخلية للأحوال المدنية عند الترشيح للبرامج التدريبية التي يقدمها معهد الإدارة العامة ضمن خطته التدريبية السنوية ومنها: عدم وجود برامج متخصصة لعمل الأحوال المدنية وخاصة في مجال الجنسية والتجنس ، وقلة فروع معهد الإدارة مما يؤدي إلى كثرة اعتذار أو عدم الرغبة في الترشيح لموظفي المناطق البعيدة حيث يرى البعض أنها غير مجدية وخاصة بعد توجه المعهد لنظام القدرة الواحدة ، وقصر وقت الترشيح حيث يكتمل العدد عند الترشيح على البرامج المتاحة خلال الساعات الأولى من بداية الفصل التدريبي ، وظهور بيروقراطية إدارية أدى إلى زيادة الإجراءات الإدارية والمالية وخاصة في موظفي المناطق التي لا توجد فيها فروع للمعهد ويتطلب الانتداب لها لحضور الدورة ، واختلاف مسمى الوظيفة عن مهام العمل الذي يقوم به الموظف مما يؤدي إلى معوقات في الترشيح ، وعدم توفر خدمة الانترنت في بعض القطاعات الحكومية أدى إلى ضعف التسجيل في برامج المعهد ، قلة الوعي بأهمية التدريب في المنظمات الحكومية أدى إلى محدودية المخصصات المالية لميزانية التدريب، وقلة الحوافز المالية في الأجهزة الحكومية. وقدمت ورقة العمل السادسة من هيئة التحقيق والإدعاء العام بعنوان " تجربة الهيئة في تحقيق الاستفادة المثلى من برامج المعهد التدريبية " قدمها مدير عام التطوير الإداري بهيئة التحقيق والادعاء العام الدكتور خميس بن سعيد الغامدي ، حيث عرض عددا من المقترحات والروى لتحقيق استفادة مثلى من برامج المعهد التدريبية مقترحا تنفيذ عدد من البرامج التدريبية المتخصصة للبعض الوظائف ، وزيادة عدد البرامج التدريبية التي يقدمها المعهد.
وفيما يتعلق بدور الأجهزة الحكومية في تمكين المتدرب من توظيف المهارات المكتسبة من التدريب في العمل فاقترح الدكتور الغامدي عقد لقاءات بين مدراء التدريب في الاجهزة الحكومية والمسئولين في المعهد لايجاد انسب الطرق لضمان تحقيق ذلك والبحث عن المعوقات التي قد تعيق تحقيق ذلك وايجاد حلول مناسبة لها. وناقشت الورقة علاقة خطط التدريب في الأجهزة الحكومية بالترشيح الفعلي للبرامج التدريبية حيث تلتزم الهيئة بالترشيح الفعلي حسب خطط التدريب المعتمدة.
كما ناقشت الورقة جهودها في تحديد الاحتياجات التدريبية الفعلية لموظفيها لتحقيق الاستفادة من التدريب حيث قامت الهيئة بالتوقيع مع معهد الملك عبدالله للدراسات والبحوث لإعداد دراسة حول الاحتياجات التدريبية بناءً على زيارات ولقاءات واستقصاء آراء منسوبي الهيئة والمختصين. واستعرض الدكتور الغامدي موضوع حوافز التدريب المادية والمعنوية في الأجهزة الحكومية وانعكاساتها على الاستفادة من التدريب وتطوير الأداء بالإضافة إلى الاعتمادات المالية المخصصة للتدريب. وفي ورقة العمل السابعة قدمت من قبل مصلحة الجمارك بعنوان " تجربة الجمارك السعودية مع البرامج التدريبية بمعهد الإدارة العامة " وقدمها مدير عام التطوير الإداري بمصلحة الجمارك إبراهيم بن سليمان الموسى الذي أشار فيها إلى العلاقة الوثيقة بين مصلحة الجمارك ومعهد الإدارة العامة فيما يتعلق بنشاط التدريب حيث أكدت الورقة على أن معهد الإدارة العامة على رأس أهم جهات التدريب داخل المملكة التي يتم التعامل معها من قِبَل مصلحة الجمارك إذ تشير إحصاءات بناء القدرات بالجمارك السعودية خلال عام 2009م أن معهد الإدارة العامة درَّب " 1139 " متدرباً من منسوبي الجمارك السعودية من أصل " 1577 " متدرباً تم تدريبهم بالتعاون مع " 29 " جهة قامت بتنفيذ برامج تدريبية داخل المملكة. وتطرقت الورقة إلى آليات الترشيح لبرامج معهد الإدارة العامة وأوضحت أن للمصلحة الجمارك تسهيل إجراءات الالتحاق ببرامج المعهد بما يكفل سرعة واختصار الإجراءات باعتماد أسلوب اللامركزية في الترشيح إذ لدى كافة المنافذ الجمركية البرية والبحرية والجوية صلاحية استكمال استمارات الترشيح واعتمادها والتواصل مع معهد الإدارة العامة أو أحد فروعه وفقاً للتوزيع الجغرافي المعتمد للمركز الرئيسي والفروع. وفي إطار تجربة الجمارك السعودية في مجال توظيف المهارات المكتسبة والتدريب في العمل فإن الأمر ابتداءً يتم من خلال التشدد في ضرورة الربط بين العمل الذي يمارسه الموظف وبين الموافقة على الترشيح ولهذا الغرض وضعت الجمارك ذلك في رأس ضوابط وشروط الترشيح وتنص استمارة الترشيح الداخلية لدى مصلحة الجمارك على حقول خاصة بذلك يتم التصديق عليها من قبل رئيسه المباشر واعتمادها من صاحب الصلاحية في الترشيح. كما تطرقت الورقة إلى الحديث عن محور التخطيط للنشاط التدريبي ، حيث يتم الاتفاق مع بداية كل عام تدريبي مع معهد الإدارة العامة حول خطة عقد البرامج التدريبية الجمركية الخاصة التي تحتاج الجمارك إلى عقدها خلال العام التدريبي وعدد مرات تكرار انعقاد كل برنامج حسب الفصول التدريبية لدى المعهد سواءً في مقره الرئيسي أو فرعيه في جدة والدمام. وبعد عرض ورقات العمل المقدمة في اللقاء الدوري لمسئولي التدريب في الأجهزة الحكومية ومناقشتها في جلستين توصل المشاركون في اللقاء إلى عدد من التوصيات في الجلسة الثالثة والختامية منها أن تقوم الأجهزة الحكومية المستفيدة من التدريب بإعداد خطط تدريبية مبنية على تحديد الاحتياجات التدريبية الفعلية لموظفيها ، ومراعاة لائحة التدريب الصادرة ،ووضع آلية لقياس أثر التدريب في الأجهزة الحكومية ، وتوزيع الفرص التدريبية على موظفي الجهاز الحكومي في المركز الرئيسي والفروع ، واستخدام أسلوب اللامركزية في الترشيح الآلي في فروع الأجهزة الحكومية من خلال منح صلاحية الترشيح للفروع بدلاً من اقتصار هذه الصلاحية على إدخال بيانات المرشحين فقط ، وتحري الدقة والموضوعية عند ترشيح الموظفين على برامج المعهد، بحيث يكون الترشيح متوافقًا مع الوظائف التي يستهدفها البرنامج ويمارسها الموظف فعليًا ، ونشر مفهوم ثقافة التدريب وبيان دوره في رفع مستوى الأداء داخل المنظمة ، ودعم إدارات التطوير الإداري والتدريب بالكوادر المؤهلة ، وأهمية تقديم المرشح من الجهاز الحكومي للاعتذار في حالة عدم تمكنه من الالتحاق بالبرنامج التدريبي. كما أوصى المشاركون بأن يقوم معهد الإدارة العامة بتصميم البرامج يجب أن يكون وفق الاحتياجات الفعلية للمتدربين والأجهزة الحكومية وأن تتم دراسة هذه الاحتياجات دراسة علمية دقيقة حتى تحقق الأهداف المطلوبة من التدريب ، والاستمرار والتوسع في الاستفادة من الأساليب والوسائل والتقنيات الحديثة في عملية تنفيذ البرامج التدريبية ، ويقوم المعهد بدراسة مسحية لجميع برامجه التدريبية على فترات زمنية مختلفة لتحديد متوسط نسبة تغيب المتدربين المقبولين في كل برنامج بدون اعتذار وتقدير النسبة المثلى لزيادة عدد المقبولين في كل برنامج عن الحد الأعلى للقبول لتحقيق الاستفادة المثلى من البرامج التدريبية التي يقدمها المعهد ، واستمرار سياسة المعهد في عملية تطوير برامجه وحقائبها التدريبية لكي تتواكب مع مستجدات العصر ومتطلبات التنمية الإدارية ، ومنح نسبة من المقاعد التدريبية لكل قطاع حكومي تتناسب مع إجمالي عدد موظفي القطاع حتى يتمكن مسئولي الترشيح من تنفيذ الخطط التدريبية المعتمدة ، وزيادة عدد البرامج التدريبية التي عليها إقبال من الموظفين ، وتقديم بعض البرامج التدريبية عن طريق "التدريب عن بعد" ، وتقييم البرامج التدريبية وإشراك الأجهزة الحكومية في عملية التقييم وللتأكد من تحقيقها للأهداف المنشودة، وللاستفادة من التقييم في تطوير البرامج ، وعقد وتنفيذ ندوات ولقاءات وورش عمل متخصصة في مجال التدريب لمسؤولي التدريب ومختصيه ، وتقديم البرامج التدريبية في المناطق المختلفة ، وتقديم برامج تدريبية لذوي الاحتياجات الخاصة.
كما أوصى المشاركون في الجلسات بإنشاء فروع للمعهد في مناطق المملكة المختلفة ، وأن يكون المعهد الجهة الرسمية المخولة لترخيص وإنشاء المعاهد والمراكز التدريبية واعتماد برامجها ، وإيجاد آلية للتعامل مع المتغيب عن الحضور للبرامج التدريبية بدون اعتذار ، وقياس أثر التدريب في الأجهزة الحكومية ، وعقد ندوة لمراجعة وتطوير لائحة التدريب ينظمها المعهد.