كشف المتحدث الرسمي للجنة الفعاليات والمعارض والمؤتمرات بالغرفة التجارية الصناعية بمكةالمكرمة محمود أحمد العوضي ، أن الاجتماعات التي تعقد في الفنادق ويقل عدد حاضريها عن عشرة أشخاص، وتقل مدتها عن أربعة ساعات لا تتطلب ترخيصاً من الجهات ذات العلاقة. وأوضح العوضي خلال أول ندوة تعريفية بقطاع المعارض والمؤتمرات والفعاليات عن القطاع وأهميته التي عقدت اليوم بغرفة مكةالمكرمة، أن اللقاء أظهر الفرص الاستثمارية للراغبين في الدخول من رواد ورائدات الأعمال، كما سلط الضوء على الفرص الوظيفية المتاحة للشباب في القطاع. كما قدمت الندوة التي جاءت للتعريف بالقطاع معلومات عن القطاعات الحكومية ذات العلاقة بقطاع المعارض والمؤتمرات وعلاقة كل منها ودوره، وأهم الممارسات التنظيمية التي يجب اتباعها عند تنظيم أي فعالية، والجهات المرخصة وآلية استخراج التراخيص. وقال العوضي ” إن أهم الممارسات التي يجب اتباعها في تنظيم الفعاليات والمؤتمرات تتمثل في تحديد الهدف التخيل لموقع الحدث، وضع جدول كامل للمهام، إلى جانب خطة للتواصل وأخرى للطوارئ، مع إيصال المعلومة بشكل صحيح وواضح. وشدد على ضرورة التفريق بين الفعاليات التي تندرج تحت القطاع، حيث أشار إلى أن الاجتماع هو عبارة عن لقاء يتم تنظيمه من قبل أفراد أو جهات معينة فيمكان محدد خارج مقر الجهة المنظمة، ويشارك فيه عشرة أشخاص أو أكثر لمدة لا تقل عن 4 ساعات لمناقشة موضوع محدد، ولا يصاحب الاجتماع أي أنشطة أخرى. وتناول المتحدث الرسمي للجنة الفعاليات والمعارض والمؤتمرات بغرفة مكةالمكرمة عن صناعة الاجتماعات وتعريف الفعالية المؤسسية. بدوره أوضح رئيس لجنة المعارض والمؤتمرات عضو مجلس إدارة الغرفة التجارية الصناعية بمكةالمكرمة هشام بن محمد كعكي أن اللجنة هي الأولى من نوعها منذ انشاء غرفة مكةالمكرمة قبل نحو 69 عاما ،لافتا إلى إن الجهات الأساسية التي ترخص للفعاليات والمعارض والمؤتمرات في المملكة تتمثل في البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات، ثم الوزير المختص أو رئيس الجهة المستقلة فوزارة الداخلية من خلال إمارات المناطق أو مجلس التنمية السياحي أو وزارة الخارجية أو أمانات المناطق.