الرقابة الناجحة في العمل الاداري

عزيزي رئيس التحرير
اظهرت الابحاث الحديثة المتعلقة بعملية الرقابة كجزء من وظائف الادارة بانها يجب ان تقوم على التركيز اولا على التعامل المباشر بين صاحب المهمة والموضوع الذي يتعامل معه وبعد ذلك يتم اختيار نظام الرقابة المناسب. ولاشك في ان وظيفة الرقابة لا تكتمل الا بالتخطيط والتنظيم والتوجيه الجديد بمعنى انه لو كانت الرقابة محكمة في ظل تخطيط ضعيف او تنظيم غير مناسب او توجيه غير فعال فان عملية الرقابة في هذه الحالة ستصبح مجرد تحكم لا يؤدي الى الارتقاء بالاداء ورفع الانتاجية ولذلك فالرقابة تعتبر الوظيفة المكملة لعملية ادارية ناجحة حيث تظهر نواحي الدقة والفعالية فيها اذا تم اداء الوظائف الادارية السابق ذكرها بدرجة عالية من الاحكام ويظهر مدى نجاحها في الاتي:
1- وضع المعايير الرقابية اللازمة والمناسبة لقياس الاداء بناء على ما تم التخطيط له.
2- مقارنة ما تم التخطيط له بما تم تنفيذه في ظل التنظيم المناسب والتوجيه.
3- الاخذ بالاسباب التصحيحية اللازمة عندما يحدث الانحراف عن الاداء (او توقع حدوثه) المخطط له.. وعليه فان الرقابة الناجحة يمكن تعريفها بأنها تلك المهمة من الوظيفة الادارية التي تتم بموجبها مراجعة المهام والادارات المنجزة للتعرف على ما تم تنفيذه بالمقارنة لما خطط ونظم في ظل الرؤية والمهمة والاستراتيجيات المرسومة مسبقا واتخاذ الاجراء اللازم في حال وجود اختلاف وتكمن اهمية الرقابة في انها تمثل النشاط الاخير في الوظائف الاداية من حيث الاداء اذ انه بموجبها يتم قياس مدى كفاءة وفعالية الخطط المرسومة من خلال تنفيذها ومن اهميتها ايضا قياس المتحقق من الانجاز فهو يؤدي الى التعرف على نقاط القوة والضعف وبالتالي تصبح عملية التصحيح ممكنة. واخيرا تحليل الفروقات وتصحيح الانحراف ويعتبر اجراء تصحيح الانحراف هو الخطوة التي تلتقي فيها الرقابة بباقي الوظائف الادارية فمن خلال الاجراءات الرقابية يمكن ان نعيد النظر في الخطط التي سبق ان قمنا بوضعها او اعادة الهيكلة للتنظيم الاداري لتصحيح الخلل الذي تم اكتشافه عن طريق الرقابة الفعالة والمستمرة. وهذا يؤكد اهمية التعاون بين المسئولين بوظيفة الرقابة والعاملين في الاقسام والوظائف الاخرى والذين يجب ان يعملوا في بوتقة واحدة لتؤدي وظيفة التخطيط والتنظيم والتوجيه على الوجه المطلوب. وهناك اكثر من اسلوب تصحيح للاداء والوصول الى النتائج فهناك طريق ممارسة النفس الطويل والذي يعمل على المدى البعيد مثل اساليب الجودة الشاملة ودوائر النوعية والتي تعمل على تصحيح الانحرافات الظاهرة بصفة تتابعية ومستمرة في كافة الاتجاهات. كما ان هناك اجراءت تصحيحية طويلة الاجل واخرى قصيرة الاجل ومن الاساليب الحديثة في الرقابة الجودة الشاملة والتي تستخدم بالاستفادة من كافة ادوات التنميط والمتابعة.
وكرت التوازن وهو عبارة عن فلسفة ادارية تتوقع سيناريوهات ومواقف باستعمال المؤشرات والمعلومات المتقدمة والسابقة لقياس اداء المنشأة.
منال عيسى البنيان
جامعة الملك فيصل