حددت اللجنة التنظيمية لمهرجان الخبر السياحي أولوياتها وتم توزيع المهام بين الجهات ذات العلاقة في اجتماع تنسيقي تم بمحافظة الخبر وترأسه محافظ الخبر سليمان بن عبدالرحمن الثنيان، حضر الاجتماع كافة أعضاء الجهات الحكومية ذات العلاقة وذلك لمناقشة أوجه التعاون لإنجاح المهرجان. وقدم رئيس بلدية محافظة الخبر رئيس اللجنة التنفيذية للمهرجان المهندس عصام بن عبداللطيف الملا، عرضاً مفصلاً عن فكرة المهرجان وأهدافه وأبرز الفعاليات التي سيشملها والعوائد المرجوة منه اقتصاديا واجتماعيا وسياحيا، كما تم تحديد الأولويات لكافة الجهات المشاركة ومهامها خلال المهرجان. وأشاد محافظ الخبر سليمان الثنيان بمبادرة بلدية الخبر، مؤكدا بأنها تأتي حرصا منها على المساهمة في تنشيط السياحة في المحافظة، مضيفا بأن الخبر تمتلك كافة المقومات السياحية والبنية التحتية المتميزة التي تجعلها تتميز في هذا المهرجان وشدد محافظ الخبر على أهمية هذا المهرجان الذي سيقام في الفترة من 8 – 17 /5/1434ه الموافق 20 – 29 / 3/ 2013م الذي يعد حدثا سياحيا نادرا وبموافقة من سمو أمير المنطقة الشرقية رئيس مجلس التنمية السياحية، مؤكدا في الوقت ذاته بأن الخبر مهيأة لإقامة مثل تلك الاحتفالات، وحث محافظ الخبر كافة القطاعات الحكومية والجهات المعنية على المشاركة في انجاح المهرجان لما يمثله من قيمة إضافية لمحافظة الخبر، لافتا بأن الخبر تشهد إقبالًا كبيراً من الزوار من مختلف مناطق المملكة طوال العام، إلا أن المهرجان سوف يساهم بكل تأكيد في رفع مستوى الخدمات السياحية المقدمة وجذب أكبر عدد ممكن من الزوار إضافة إلى ضرورة إشراك الشباب في الفعاليات الخاصة بالشباب وذلك سعيا للوصول إلى رضا أكبر قدر ممكن من فئة الشباب من حيث التنوع في الفعاليات. حضر الاجتماع كل من رئيس بلدية الظهران ومساعد رئيس بلدية الخبر للخدمات، ومدير شرطة الخبروالظهران، ومدير مرور الخبروالظهران، ومدير الدفاع المدني بالخبروالظهران، والهلال الأحمر، وهيئة الأمر بالمعروف والنهي عن المنكر، وحرس الحدود، ومدير العلاقات العامة بغرفة الشرقية.