نشطت فرق عمل بناء قاعدة معلومات مشروع موسوعة الحج والحرمين الشريفين بإشراف دارة الملك عبدالعزيز الذي يكتمل بإذن الله بعد ثلاث سنوات، حيث يجري جمع المعلومات من خلال فرق ميدانية ومكتبين تقوم بمسح المصادر التاريخية داخل العالم الإسلامي وخارجه عن الحج وتاريخ الحرمين الشريفين منذ ما قبل الإسلام وحتى وقتنا الحاضر وتصنيف تلك المصادر بما يتفق والتبويب المعد للموسوعة. وأعدّ المشروع دليلاً وصفياً باللغتين العربية والانجليزية لمنهج المشروع ومحتوياته يتضمن خطواته وأهميته والهيكل العام لموضوعاته ومحتوياته العلمية المستهدفة ليكون بمثابة مرشد للعاملين إيذاناً بدخول الموسوعة حيز التنفيذ العملي، حيث تم تنظيم ورش عمل للباحثين في داخل المملكة وفي المغرب وماليزيا ولبنان لمناقشة عناصر وموضوعات كل محور من محاور الموسوعة ومناقشة أنجع السبل العملية والعلمية لإثرائها وخدمة مادتها البحثية. وقال أمين عام دارة الملك عبدالعزيز رئيس المشروع الدكتور فهد السماري: مشروع الموسوعة تجاوز المرحلة النظرية العلمية التأسيسية وبناء استراتيجية العمل ومحدداتها إلى التطبيق والتنفيذ وفق إشراف ومتابعة صاحب السمو الملكي الأمير سلمان بن عبدالعزيز أمير منطقة الرياض ورئيس مجلس إدارة الملك عبدالعزيز والمشرف العام على الموسوعة الذي يولي المشروع جل اهتمامه ورعايته. وأفاد أن اللجنة العلمية للمشروع التي عقدت عشرة اجتماعات أقرت جميع هذه الصيغ النظرية وحددت وصممت قاعدة المعلومات الخاصة بالموسوعة لتقنين عملية جمع المصادر التاريخية للموسوعة، مشيرا إلى أن عدد الذين اشتركوا في ورش العمل من داخل المملكة وخارجها في كل محاور الموسوعة 181 باحثاً، حيث خصصت ورش العمل الخارجية لمناقشة القسم الأخير من الموسوعة والمعنية بحجاج الدول العربية والإسلامية وباقي الدول من حيث العدد وطرق الوصول ودروبه ومصطلحات الحج والعادات والقيم الاجتماعية والثقافية. و أوضح السماري أن هناك خمس لجان عاملة للموسوعة، وشرح مكوني المشروع الرئيسيين: الأول موسوعة الحج والحرمين الشريفين ويعتمد على الكتابة والاستكتاب والتوثيق. أما المكون الثاني لموسوعة الحج والحرمين الشريفين فهو قاعدة معلومات الحج باللغات العربية والانجليزية والفرنسية.