3 أصناف ل«الوثائق» وعمر زمني لكل نوع باستثناء «التخصصية»

قام المركز الوطني للوثائق بتقسيم الوثائق إلى 3 أصناف.. الأولى مالية وتتفرع إلى 4 أقسام، والثانية إدارية وتتفرع الى 21 قسمًا والثالثة الوثائق التخصصية حسب مجال القطاع. وتم إعطاء عمر زمني لكل نوع من الوثائق باستثناء «التخصصي» فإن الجهة الحكومية المختصة هي التي تحدد نوع الوثائق التخصصية لديها وعمر كل نوع منها.
وكشف مديرعام استقبال وتنظيم الوثائق بالمركز الوطني للوثائق بالديوان الملكي عبدالمحسن الهداب في محاضرة بهيئة الولاية على أموال القاصرين بحضور رئيس الهيئة وعدد من المسؤولين والمختصين في شؤون الوثائق أن المركز أنشئ في عام 1409ه، ويرتبط إداريًا برئيس الديوان الملكي، ويتولى وضع نظام الوثائق والمحفوظات موضع التنفيذ، واتخاذ كافة الوسائل التي تمكنه من القيام بمهامه المختلفة ومنها جمع الوثائق والمحفوظات، وفهرستها، وتصنيفها، وترميزها، وحفظها، وصيانتها، وتنظيم تداولها وفقًا لنظام الوثائق والمحفوظات ولوائحه التنفيذية وخطتي التصنيف والترميز.
كما يتولى المركز إعداد التنظيم الإداري والإجراءات الإدارية والفنية اللازمة لأعمال مراكز حفظ الوثائق بمختلف القطاعات بالمملكة، وتحقيق التنسيق والتكامل مع الأجهزة المعنية بالوثائق والمحفوظات في المملكة، وتبادل الخبرات والمعلومات معها، والعمل مع الجهات المختصة على إيجاد العناصر الوطنية المؤهلة للعمل في مجال الوثائق والمحفوظات، واتخاذ كافة السبل المؤدية لذلك، والإشراف والمتابعة الفنية لعمليات الحفظ في الأجهزة الحكومية، والإشراف على إتلاف المحفوظات والوثائق التي يتقرر إتلافها بموجب اللائحة الخاصة بذلك.
وأضاف أن عمر كل وثيقة يختلف حسب أهميتها حيث يوجد أنواع من الوثائق دائمة ولا تتلف نهائيًا.