سنتحدث في سلسلة من المقالات عن هذه التقنية المهمة التي دخلت الى حياتنا في العقود الاخيرة وزادت اهميتها وانتشارها مع مجيء الانترنت مع العلم ان هذه التقنية قديمة قدم شبكات الحاسب. وفي هذه المقالات سنخالف العادة اذ جرت العادة عندما نتحدث عن الانترنت وتقنياتها ان نتحدث عن خدماتها على المستوى الفردي وسنركز على اهمية هذه التقنية للمؤسسات والشركات وكذلك عن المخاطر والمصاعب التي قد تجلبها هذه التقنية على مستوى الاستخدام المؤسساتي التي يجب اخذ ذلك في الحسبان عند توظيف البريد الالكتروني. ومن اهم فوائد البريد الالكتروني للمؤسسات والشركات وبخاصة الربحية منها هو تقوية الروابط والعلاقات بين الشركات وعملائها كذلك في كسب عملاء جدد ومثالا على ذلك فان وجود عنوان البريد الالكتروني للشركة في احد اعلاناتها التجارية يتيح للناس طريقة سهلة للاتصال بالشركة والحصول على مزيد من المعلومات ويكون الفرصة في كسب زبون جديد اكبر من الفرصة المتاحة للشركة المنافسة التي لا يوجد لديها بريد الكتروني ولهذا فان الشركة التي تستخدم البريد الالكتروني تكون فرصتها في زيادة والمحافظة على عملائها دون اضافة اعباء مالية تكون اكبر من الشركة التي لا توجد بها هذه التقنية ولهذا يعتبر البريد الالكتروني ارخص واسهل وسيلة لتقوية العلاقات بين الشركة وعملائها. ومن الفوائد تخفيض النفقات البريدية ونفقات المكالمات الهاتفية فكون البريد الالكتروني شبه مجاني فان استخدامه بديلا عن البريد العادي وكذلك بدل التواصل خلال الهاتف يكون ذا فائدة مادية ملموسة كما ان البريد الالكتروني اسرع من البريد العادي بكثير فقد لا يستغرق البريد الالكتروني الا دقائق مهما بعدت المسافة بينما البريد العادي يستغرق أياما بل ربما اسابيع كذلك احتمال ضياع البريد العادي اكبر بكثير من احتمال ضياع البريد الالكتروني اما استخدام البريد الالكتروني بدلا من الهاتف فالكثير يعتبره عمليا اكثر اذ في حال استخدام الهاتف كوسيلة اتصال فان المتصل قد يجد الرقم المطلوب مشغولا او قد لا يجد احدا في وقت الاتصال مما يضطره للاتصال لاحقا بينما في حالة استخدام البريد الالكتروني فلا توجد هذه العقبات وما عليك الا ارسال الرسالة على العنوان البريدي فحسب كما انه يعد شبه رسمي حيث يحتفظ به كوثيقة بخلاف المكالمة الهاتفية. ومن فوائده كذلك تقليل الاعتماد على الاستخدام الورقي داخل المؤسسات فبدلا من ارسال النشرات الدورية والتعاميم والرسائل الاخبارية وتحديثات الانظمة والسياسات والاجراءات على مطبوعات ورقية ترسل بالبريد الالكتروني ويمكن تخيل التوفير المادي خصوصا اذا كانت تلك المؤسسات كبيرة ولها فروع منتشرة في مناطق بعيدة وبالاضافة الى التوفير المادي فان البريد الالكتروني يعتبر عمليا اكثر من الرسائل واسهل في التداول فبالامكان توظيفه الكترونيا في وثائق اخرى دون الحاجة الى اعادة طباعته من جديد كما انه اضمن للوصول الى الجهة المرسل اليها اكثر من الرسائل الورقية. ومن فوائد البريد الالكتروني تسهيل الحصول على الدعم الفني من الموردين المصنعين للاجهزة اذا كان هناك حاجة للدعم الفني كذلك سهولة الاتصال بالمؤسسات الخارجية لتداول الاستشارات وتبادل الخبرات والمعلومات والعمل في المشاريع المشتركة بين المؤسسات ذات الاهتمامات المشتركة. وكانت هذه بعض فوائد تقنية البريد الالكتروني للمؤسسات وفي الاسبوع القادم باذن الله سنتعرض لبعض المساوئ التي يمكن ان يحدثها البريد الالكتروني بالنسبة للمؤسسات والشركات.
