تطوير أنظمة الإدارات في وقت الأزمات وفقاً لمواصفات الآيزو

تعتبر أوقات الركود الاقتصادي وتضاؤل الإنتاج -والتي تمر بها المؤسسات والشركات حالياً بسبب الحجر المفروض لمواجهة انتشار جائحة كورونا- هي الأنسب لتنفيذ مشاريع تطوير أنظمة الإدارة من قبل منظمات الأعمال لرفع فعاليتها، خاصة وأن معظم هذه المنظمات تحررت من ضغوطات طلبات الزبائن ومواعيد التسليم، الأمر الذي يوفر الوقت الكافي لدى الموظفين واستغلاله في تنفيذ هذه المشاريع التي طالما أجلت الإدارات تنفيذها حرصاً على تلافي التأخير في الأعمال اليومية.
ولدى المنظمة الدولية للتقييس (الآيزو) العديد من مواصفات الإدارة التي تستطيع المنظمات الراغبة في تحسين عملياتها استخدامها كمراجع لعملية التطوير، ومن ثم التحقق من اكتمال الأنظمة التي تم إعدادها، وصوابية تنفيذها عبر الحصول على شهادات المطابقة من إحدى الجهات المانحة المعتمدة.
المنظمة الدولية لتوحيد المقاييس (الآيزو)
تعتبر المنظمة الدولية لتوحيد المقاييس (ISO) أكبر مُطوّر وناشر للمعايير الدولية، فهي عبارة عن شبكة من معاهد المعايير الوطنية ل 164 دولة يُمثل كل منها عضو واحد، تأسست عام 1946 ، وأمانتها المركزية من مقرها في جنيف، سويسرا، تتولى تنسيق العمليات. وهي منظمة غير حكومية تُشكل جسراً بين القطاعين العام والخاص. أصدرت أولى مواصفاتها عام 1951 ، وكانت مواصفة خاصة بدرجات الحرارة المعيارية لقياس الأبعاد في التصنيع.
كما أصدرت (الآيزو) أول مواصفة تختص بأنظمة الإدارة عام 1987 لتكون سابقة بحق، حيث إن جميع المواصفات التي أصدرت قبل ذلك العام كانت إما مواصفات لمنتجات، أو مواصفات لقياس المؤشرات الصناعية والبيئية. وشكلت هذه المواصفات سلسلة الآيزو 9000 التي كانت تعنى بتوكيد الجودة (تم تغييرها لاحقاً لإدارة الجودة)، لتقوم بعدها بإصدار مواصفات إدارية أخرى مثل مواصفات إدارة البيئة، تقنية المعلومات والسلامة والمخاطر وغيرها من مستلزمات الإدارة. وحسب المسح الذي أجرته الآيزو، فإن عدد المنظمات التي تبنت إحدى مواصفات أنظمة الإدارة بغرض الحصول على شهادة بذلك، بلغ المليونين تقريباً حصل معظمها على شهادة الآيزو 9001 . وتعتبر هذه السلسلة الأهم بين المواصفات ال 21,500 التي أصدرتها (الآيزو) على مدار الأعوام ال 69 الماضية.
عضويتنا رقم 176 في لجنة الآيزو الفنية
نظراً لاهتمامنا ومتابعتنا بإصدارات (الآيزو) وكل ما هو جديد بشأن المعايير وتقدمنا في هذا الشأن، فقد تم اختيار شركتنا (أبوغزاله للاستشارات) لتكون العضو العربي غير الحكومي الوحيد في لجنة الآيزو الفنية تحت رقم 176 ، والمسؤولة عن صياغة سلسلة مواصفات الآيزو 9000 منذ العام 1994 وحتى الآن، الأمر الذي يميزنا في القدرة والجدارة والكفاءة على تأهيل المؤسسات والمنظمات العربية للحصول على هذه الشهادات. وقد شاركت الشركة من خلال مستشاريها في إعداد تعديلات سلسلة الآيزو 9001 للأعوام 2000 ، 2008 و2015 ، وقام ممثلوها في هذه اللجان بتقديم مئات الدورات والمحاضرات التعريفية حول هذه التعديلات للمهتمين في هذا المجال في أكثر من 20 مدينة عربية على مدار ال 20 عاماً الماضية. وهنا تجدر الإشارة إلى أن ثلاث دول عربية فقط تشارك في عضوية لجان العمل الفنية رقم 176 إلى جانب المجمع العربي الدولي لتكنولوجيا الإدارة وهي مصر والسعودية والإمارات.
فوائد الحصول على شهادات الآيزو
للحصول على شهادات الآيزو فوائد مهمة للمؤسسات تبعاً لطبيعة عملها وحجمها:
- تشترط العديد من الشركات الكبرى والمؤسسات الدولية والحكومية وغير الربحية الحصول على واحدة أو أكثر من شهادات المطابقة لمواصفات الآيزو لاجتذاب التعامل معها.
- تعزيز القدرة التنافسية في السوق، حيث عادة ما يفضل المستهلك شراء المنتجات من الشركات الحاصلة على أنظمة ضمان الجودة هذه.
- وضع نظام لتنفيذ، وضبط، وضمان وتطوير العمليات والخدمات والمنتجات، حيث تغطي المواصفات العمليات كافة التي تؤثر بشكل مباشر أو غير مباشر على الجودة (الاستراتيجية، الإدارة، المؤهلات والتدريب والتخطيط، غزارة المواد والمشتريات، العمليات وتقديم الخدمات، مراقبة الجودة، التطوير المستمر، وعلاقات الزبائن، وغيرها من المستلزمات).
- معالجة مشاكل الجودة في المنتجات والخدمات ورفع مستويات الرضا لدى الزبائن.
- ضمان الالتزام بتعليمات الجهات التشريعية والتنظيمية بما يتعلق بالبيئة والسلامة المهنية.
- التزام العاملين بتطبيق الأنظمة والتعليمات والإجراءات نظراً لاحتواء هذه المواصفات على نظام خاص للتدقيق في تطبيق الأنظمة.
- توثيق المعرفة المؤسساتية والخبرات المتراكمة والاستفادة منها كمادة تدريبية وتعريفية للموظفين الجدد والموظفين الحاليين المنتقلين بين المهام المختلفة.
- رفع الكفاءة والفاعلية وبالتالي تخفيض التكاليف والنهوض بالربحية.
إجراءات الحصول على التأهيل
إن أفضل منهجية في تأهيل المؤسسات للحصول على شهادة المطابقة لمواصفات الآيزو هي تفهم طبيعة عمل المؤسسات وإشراك العاملين فيها بمختلف مراحل العمل لضمان فعالية التطبيق وإنجاح المشروع. ويشمل ذلك المراحل التالية:
- تأسيس المشروع وفهم طبيعة العمل ومتطلباته.
- تقييم الوضع الحالي وإجراء التقييمات المستقبلية وإعداد تقرير الفروقات بين الوضع الحالي والمواصفة قيد التطبيق لكل العمليات ذات العلاقة (يشمل ذلك الاعتبار البيئي واستبيان مخاطر السلامة المهنية في حالات مواصفات إدارة البيئة والسلامة المهنية).
- تصميم الإطار العام للوضع المستقبلي بحسب مخرجات تقرير الفروقات والتخطيط لتنفيذه.
- تطوير العمليات اللازمة لتلبية متطلبات المواصفة قيد التنفيذ وإعداد كافة الإجراءات والنماذج والوسائل اللازمة لتطبيق الأساليب الجديدة.
- التدريب ونقل المعرفة وإدارة التغيير لما يضمن جهوزية فرق العمل لتطبيق العمليات والإجراءات بفاعلية وكفاءة.
- الإشراف على عملية التنفيذ وتوجيه فرق العمل وتوفير الإرشاد لهم بما يضمن نجاح عملية التنفيذ.
- إجراء عمليات المراجعة والتدقيق اللازمة للتأكد من سلامة التنفيذ والجهوزية للخضوع لعملية التدقيق النهائي من الجهة المانحة.
- خضوع المؤسسة لعملية التدقيق النهائي من قبل الجهة المانحة وحصولها على الشهادة في حال نجاحها.
أنواع شهادات المطابقة
لدى مستشاري الآيزو القدرة والكفاءة المهنية لمساعدة كافة أنواع المؤسسات بمختلف أحجامها وتنوع أعمالها للحصول على شهادات المطابقة لأغلب مواصفات الإدارة والتي تشمل:
- مواصفات إدارة الجودة الآيزو 9001 التي تؤكد التزام المؤسسة بمتطلبات إدارة وضمان الجودة.
- مواصفات إدارة البيئة الآيزو 14001 والتي تُلزم المؤسسات بالتعليمات المحلية المتعلقة بالأداء البيئي.
- مواصفات إدارة السلامة المهنية الآيزو 45001 والتي تساعد على تأكيد الالتزام بتوفير بيئة عمل آمنة للعاملين في المؤسسات وتقلل الإصابات وتحمي المؤسسات من المسؤولية القانونية تجاهها.
- مواصفات إدارة سلامة التصنيع الغذائي الآيزو 22000 والتي تضمن للمستهلك سلامة المنتجات الغذائية وصلاحيتها للاستهلاك.
- مواصفات إدارة المخاطر الآيزو 31000 التي تساعد المؤسسات على تفادي مخاطر العمليات وتؤهلها لضمان تحقيق أهدافها في حال تواجد مخاطر العمل.
- مواصفات إدارة الموجودات الآيزو 55001 التي توفر الإطار العام لإدارة الموجودات والمحافظة عليها وحسن استغلالها لتحقيق الأهداف التشغيلية والمالية.
- مواصفات إدارة نظم أمن المعلومات الآيزو 27001 ، التي تضمن المحافظة على معلومات وبيانات المؤسسات بشكل آمن وتجنبها الاختراقات وفقدان البيانات.
- مواصفة نظام إدارة خدمات تقنية المعلومات الآيزو 20001 ، وهي إطار لضمان تقديم خدمات تقنية المعلومات داخلياً بشكل مميز وتنظيم العلاقة مع الموردين والرقابة عليها.
- مواصفة استمرارية الأعمال الآيزو 22301 .
- مواصفات المطابقة الأخرى للتميز مثل مواصفة الآيزو 10001 ميثاق خدمة المتعاملين والآيزو 10002 لإدارة شكاوى المتعاملين.
وهنا يمكننا أن نختم بالقول إن شهادات المطابقة ل(الآيزو) حاجة حقيقية وليست متطلبات دعائية، فهي لا تؤثر على مكانة المنظمة أمام منافسيها فحسب، بل تؤثر بشكل كبير على جودة المنتج وبالتالي على الربحية، كما تؤثر على خدمة الزبائن ومستوى رضا الموظفين وولائهم للعمل. لكن يجب التنبه إلى أن شهادة الآيزو قد تغير الهيكل الحقيقي للمؤسسة جذرياً. فلابد من وجود نية حقيقية للتغيير وتقبله، مع الثقة التامة بأن هذا كله يحتاج إلى جهد متواصل وصبر وتأنٍ.
بناء وتطبيق أنظمة الإدارة بحسب مواصفات الآيزو في وقت الأزمات.