قام مدير مكتب رعاية الشباب بالخرج زابن الدوسري والعقيد عبدالله الشهري ومسئولي الجهات ذات العلاقة بتنظيم المباراة التي ستجمع فريق الهلال وفريق الشعلة على ملعب الخير بزيارة تفقدية لملعب المباراة ومن ثم تم عقد اجتماع مع إدارة نادي الشعلة حيث تم تشكيل عدة لجان وتحديد مهام كل لجنة. وقد أوضح زابن الدوسري أن جميع الأمور على ما يرام حيث كان هناك تجاوب كبير من الجميع لظهور التنظيم كما يطمح له الجميع ونحن وضعنا في الحسبان الكثافة الجماهيرية التي ستملأ مدرجات الملعب ووضعنا خطه تسهل دخول وخروج الفريق الهلالي والجماهير دون أن يكون هناك أي زحام وتمنى من الجميع التعاون.