الأسلوب الإجمالي في الكتابة وكيفية استعمال اللغة

الكتابة بأسلوب واضح!! استعمال الأمثلة والقياس والتشبيه الجمل القصيرة والفقرات المختصرة! استخدام الكلمات المبهمة دليل على فشل التقارير أثر الكلمات المتعجرفة والجامدة في الإقناع

نتطرق هذا الأسبوع الي كيفية كتابة التقرير بلغة واضحة، وهذا ما يختلف عن الاستعمال الدقيق للغة، وبالتحديد الالتزام بقواعدها الذي سننظر فيه لاحقا.
والموضوعات التي سوف يغطيها هذا الفصل هي:
مدير عام معهد الادارة العامة
الأسلوب الإجمالي للكتابة.
العبارات الصحيحة أو أسلوب التعبير Phrasing الكلمات الصحيحة وسر الأسلوب الجيد في الكتابة الذي يعبر عن مقاربتك للكتابة هو ان تكون هذه الكتابة مماثلة تقريبا لكلامك، أي ان تكتب ما يمكن أن تتكلم به، يجب بالطبع ان تتجنب العبارات والكلمات العامية، لكن المادة قد تكون صعبة القراءة في حال استعمال العبارات والكلمات الصعبة التي قد لا يكون القارىء معتادا عليها.
قد يجد الكثير منا أنه من السهل التكلم بوضوح، والتعبير عن الحجج بطريقة جدية التنظيم والبنية، ولكن عندما نأتي لوضع هذا الكلام على الورق نشعر بحاجة مفاجئة لاعطاء القارىء انطباعات جيدة ومؤثرة من خلال الكلمات الطويلة والجمل المعقدة، وهذا ما يمكن ان يشكل خطرا في التقرير لأنه قد يعوق ايصال رسالته، وبالتالي يفقد التقرير الوضوح والتأثير.
الأسلوب الاجمالي في الكتابة:
تذكر أنك تكتب التقرير للقارىء وليس لنفسك، لذا يجب عليك أن توافق «أو تكيف» أسلوبك الطبيعي في الكتابة مع ما يلائم القارىء، وهذا قد يتطلب في الكثير من الأحوال القليل من التغيير، أو قد لا يتطلب أي تغيير على الاطلاق، ولكن يجب عليك أن تفكر بالأمر لأنه في بعض الأحيان لا يكون القراء مماثلين لك في التفكير.
لنفترض على سبيل المثال أنك تكتب تقريراً موجها الى مجلس الادارة في الشركة أو المؤسسة التي تعمل فيها، والى أعضاء هذا المجلس، وعدده يفوق العشرة مثلا، هنا تسمح لك قواعد الحديث في اللغة باستعمال مالم يكن بالممكن استعماله وفقا للقواعد التقليدية في اللغة.
ولكن لو كان أعضاء مجلس الادارة من الجيل القديم، فربما يكون موقفهم من اللغة واستعمالاتها تقليديا وهكذا، وإذا رغبت في موافقتهم على تقريرك عليك الالتزام بالقواعد التقليدية للغة.
هذا لا يفرض عليك تغيير أسلوبك في الكتابة كليا، بل يفرض فقط ان تكيف تقريرك بما يلائم هؤلاء القراء، وهنا قد يكون عليك تكييف أو موافقة استعمالك للغة بما يلائم كل عضو في مجلس الادارة، وربما قراء آخرين في الشركة أو المؤسسة أو خارجها.
ونماذج هؤلاء القراء هي:
الأشخاص الذين يفضلون الأسلوب الحديث في كتابة اللغة.
الأشخاص الذين لا تكون لغة التقرير هي لغتهم الأم.
الأشخاص الذين لديهم صعوبة في القراءة.
استعمال اللغة العادية:
إذا لم يكن قراء تقريرك ضمن احدى الفئات المذكورة سابقا، يمكنك الاكتفاء باستعمال اللغة العادية والأسلوب السهل، وهذا لا يعني استعمال اللغة العامية، بل يعني مثلا بدلا من استعمال كلمة «الإناث» التقليدية، يمكنك استعمال كلمة «البنات» من العامية والعادية.
كذلك من الطبيعي اختصار بعض الكلمات أو جمعها معا «ما يعرف بالترخيم، أو حذف بعض الحروف» لأنه يسهل القراءة خاصة إذا كان يتوافق مع الكلام العادي، ولكن يجب تجنب هذا الأسلوب إذا كان القراء من الجيل القديم الذي يفضل اللغة التقليدية.
من ناحية أخرى يميل بعض الأشخاص لسبب ما الى استعمال كلمات وعبارات محددة في تقاريرهم، لا يكون لها أي استعمال في الحياة الواقعية، ويكون تأثير ذلك أن يصبح التقرير مثل تقرير الشرطة الذي يستعمل كلمات وعبارات جافة.
أمثلة من الاختصار والترخيم:
العبارة المختصر
فيما يخص عن
في هذه اللحظة من الزمن الآن
في حال حدوث إذا
نتيجة لذلك وهكذا
وهذا الأمر يتعلق بالأسلوب الفردي في الكتابة وليس بالكلمات الفردية، وكل ما عليك فعله هو ان تعلم كيف تبني مقاربة عامة للكتابة قريبة من الكلام المستعمل دون الوقوع في أي من اللغة العامية أو اللغة الصعبة.
وعندما تتحدث في تقريرك عن نفسك وعن الآخرين تحدث بكلمة «أنا» و«أنتم» على التوالي، وإذا كان التقرير داخليا محضا يمكنك الاكتفاء بكلمة «نحن» وليس «أنا» وبدلا من القول مثلا: «ان توصية هذا التقرير هي شراء كذا وكذا»، يمكنك القول:«ننصح بشراء كذا وكذا».
من ناحية أخرى، ولتجنب التمييز بين النساء والرجال في كتابة الضمير في التقرير يجب عليك فعل ما يلي:
1 استعمال صيغة الجمع بدلا من القول مثلا:«يجب على كل موظف أن يتأكد من ترتيب مكتبه قبل ترك غرفة العمل، تقول: يجب على كل الموظفين والموظفات ترتيب مكاتبهم ومكاتبهن قبل ترك غرف العمل.
2 استعمال كلمة «أنتم» بدلا من «أنت»، و«لكم» مثلا بدلا من «لك»، وهكذا دواليك.
3 من ناحية أخرى، ولدى الرغبة في ذكر الأمثلة في التقرير يمكنك تحديد المثل بالشخص المعني بالذات، واستعمال الضمير الفردي مثل: هو أنت، هو، هي، إلخ.
استعمال الأمثلة والقياس أو التشبيه:
عندما تتحدث الى الآخرين وجها لوجه، يمكنك التوقف عن الكلام إذا لم يفهموا كلامك، بحيث يطلبون منك تكرار الكلام أمامهم، ولكن إذا كان هؤلاء الآخرون يقرؤون عن تقريرك لن تتوافر لديهم فرصة طلب اعادة الكلام إذا لم يفهموا عباراتك المكتوبة، لذلك يجب أن تتأكد من شرح وتفسير كل شيء قدر الامكان، وأفضل الأدوات التعبيرية في هذا المجال هي الأمثلة والقياس.،
وفي بعض الأحيان قد تظن أنت ان أمرا أو موضوعا ما هو واضح وجلي أكثر مما هو عليه حقا بالنسبة للآخرين الذين قد لا يكون واضحا بالنسبة اليهم، وهنا وفي حال وجود أي شك لديك بعدم فهم الآخرين لما تقوله كتابيا يجب عليك استعمال الأمثلة، وهذا ليس سيئا بل هو ضروري، ولقد ذكرنا سابقا ضرورة تجنب اللغة الصعبة والمعقدة، واستعمال الأمثلة هو لهذا الغرض أيضا.
أما القياس «بالمقارنة والتشبيه والاستعارة» فهو قيم جدا لشرح وتفسير الأفكار المعقدة، ويبدأ بالقول:«الفكرة هي مثل كذا وكذا تقريبا»، أو «كما لو أنها كذا وكذا» فإذا افترضنا أنك تريد شرح بنية احدى الشركات أو المؤسسات باستعمال القياس يسمح لك بالقول:«تنظيم هذه الشركة هو مثل الشجرة، حيث العمال والموظفون هم في الجذور والدوائر والأقسام في الجذع».
أسلوب التعبير:
بعد اتقانك الأسلوب العام في الكتابة تصبح في طور انتاج تقارير مكتوبة بوضوح، ولكن يبقى من المهم استعمال العبارات الصحيحة والكلمات الصحيحة بما يطابق ذلك الأسلوب العام، وسوف نتحدث لاحقا عن استعمال الكلمات الصحيحة، لكن دعنا ننظر أولا في التعبير بالجمل والعبارات.
استعمال الجمل القصيرة والفقرات القصيرة:
هناك عدد من علماء البحث قضوا شهورا في وضع معايير لما هو مقروء بالشكل الصحيح، بحيث تبلغك هذه المعايير مدى سهولة وصعوبة قراءة ما هو مكتوب بالنسبة للأشخاص، وقد يكون برنامج معالجة الكلمات في حاسوبك قادرا على اعطاء معايير مماثلة لسهولة أو صعوبة قراءة ما تكتبه.
لكن وبدون التطرق الى الكثير من التفاصيل، ثمة بعض الأشياء التي تأخذها كل هذه المعايير في عين الاعتبار، ومن بين هذه الأشياء الجمل وطول الفقرات.
الفقرات:
إذا قرأت كتاباً أو تقريراً يتضمن القليل من الفواصل أو بدون فواصل على الاطلاق، فذلك يدعو ذهنك الى تفكير أقوى، وهكذا فإن تقسيم الكتابة الى فقرات يساعدك على اعطاء بنية لما تقوله، وبدون هذه الفقرات قد يكون من الصعب على القراء تحديد بنية ما يفترض أن يقتنعوا به.
لذلك أيضا يجب أن تبدأ كل فكرة جديدة وحتى لو كان على القراء صعوبة من قراءة الكثير من الفقرات، لكن ذلك أفضل من عدم وجود أي فقرات على الاطلاق، بالاضافة الى ذلك اذا كنت تستعمل الحجم العادي من الورق يجب ان تبقي الفقرات متباعدة، وان تبقي السطور ضمن الفقرات متباعدة ايضاً.
الجمل:
الجمل الطويلة صعبة القراءة، وقد يبدو اسلوبك في الكتابة رتيباً اذا كانت كل جملك من الطول ذاته، لهذا من الأفضل اللجوء الى التنويع، وهذا ما يجعل كلامك اكثر اثارة للاهتمام، ويضيف الامتلاء الى ما تكتبه.
لكن يجب ان تهدف لأن يكون معدل الكلمات في الجملة الواحدة «20» كلمة، والا يزيد هذا العدد عن «35» كلمة، وإلا وجب عليك اختصار هذه الجملة او تفكيكها الى جملتين او اكثر.
نموذج: اليك مثلاً عن جملة طويلة، وعن كيفية اختصارها:
في حال غياب موظف او موظفين في الدائرة عن العمل في الوقت ذاته سيصبح من الضروري لواحد او اكثر من بقية الموظفين تغطية عمل الغائبين للتأكد من استمرار الوظائف الضرورية حتى عودة الموظفين الغائبين الى عملهم.
الاختصار:
« إذا غاب موظف او اكثر عن الدائرة يجب على الآخرين تغطية الوظائف الضرورية لهؤلاء حتى عودتهم».
لا تستعمل الكلمات المبهمة:
قد يكون من الصعب تعريف ما هي الكلمات او التعابير المبهمة، لكنها من احد جوانب اللغة الخاصة المتعلقة بموضوع محدد، ومعظم الاشخاص يستعملون كلمات تكون معروفة وواضحة بالنسبة لهم، ومبهمة بالنسبة للآخرين مثل استعمال كلمة MS/Dos التي تعد مبهمة بالنسبة للذين لا يعرفون شيئاً عن الحاسوب.
وتتواجد الكلمات المبهمة لانها حقاً مختصر مفيد، يستعمل بين الاشخاص الذين يعرفون موضوع الكلام جيداً، واذا كنت متأكداً ان كل قرائك يقعون ضمن هذه الفئة «أي الذين يعرفون تماماً ما تتحدث عنه» يمكنك عندها استعمال الكلمات التي قد تكون مبهمة بالنسبة لغيرهم، وألا تستعملها مطلقاً في حال وجود أدنى شك لديك بأن القراء لن يفهموها، عندها يجب ان تجد كلمة او عبارة بديلة يمكن للقراء استعمالها وفهمها.
قد يحدث من وقت لآخر لألا تتمكن من تجنب استعمال الكلمات المبهمة خاصة في التقارير الفنية، وفي هذه الحالة ومع احتمال عدم فهم القراء لهذه الكلمات يكون الحل ارفاق التقرير بمسرد لتعريف الكلمات والمختصرات.
من ناحية أخرى هناك بعض التقارير التي اصبحت متداولة الاستعمال الى حد انها اصبحت فعلياً دون معنى، وقد يشاهد القراء هذه التعابير مراراً وتكراراً في حياتهم الى حد انهم لا يستوعبون معناها، وعالم التجارة مليء بهذه التعابير مثل:
مواجهة حاجات الزبون او المستهلك.
العديد من السلع والخدمات.
السلع النوعية.
هذه التعابير هي نموذج عن تعابير كثيرة التداول الى حد انها لم تعد تعطي المعنى الملائم، وحتى في حال وجود معنى لها فهي قد فقدت تأثيرها كلياً.
وعبارة «السلع النوعية» مثلاً هي افضل مثال على ذلك، حيث نسمع يومياً عنها دون ان نصدقها لان الجميع يقول عن سلعه بأنها سلع نوعية او مميزة.
وهكذا كيف يمكن تجنب هذه العبارات التي اصبحت مألوفة؟ الجواب بسيط جداً، وهو استعمال العبارة التي تحمل «وزناً» او «معنى» او «تأثيراً» اكثر من العبارة المألوفة، وذلك باللجوء إلى الحقائق الثابتة، او دعم هذه العبارات بالحقائق الثابتة.
وهكذا، وبدلاً من القول: «هذه السلعة تفي بحاجات الزبائن»، تقول: «على مدى السنتين الماضيتين أظهرت دراساتنا ان رضا الزبائن عن هذه السلعة يزيد عن 97%»، او «ان اكثر من 85% من زبائننا يعودون مرراً لشراء هذه السلعة»، وبدلا من القول: «العديد من السلع والخدمات»، تقول: «لديكم خيار سبعة عقود لسبعة انواع من السلع يمكن موافقتها حسب الطلب».
اختيار الكلمات الصحيحة:
اختيار الكلمات الصحيحة هوالجانب النهائي في اسلوب الكتابة الذي يجب عليك اخذه بعين الأعتبار، وهنا نقول: انه لا توجد كلمات صحيحة وكلمات خاطئة بالمعنى الدقيق، بل توجد مقاربات عامة لاختيار هذه الكلمات، وهكذا وفور فهمك لمبدأ هذا الاختيار ستجد انه من السهل جدا اختيار افضل الكلمات لتقريرك، وعليك بعض التوجيهات البسيطة في هذا المجال.
أ استعمال الكلمات القصيرة حيثما أمكن:
الكلمات القصيرة اسهل من حيث القراءة، وهي تساعدك على تدفق الكتابة، قد تكون بعض الكلمات الطويلة ضرورية بحيث تستعمل من وقت لآخر، ولو بشكل قليل وربما نادراً، لكن هذا الاستعمال القليل للكلمات الطويلة يضيف تنوعاً الى تقريرك، والمثل على ذلك هو استبدال كلمة «متطلبات» بكلمة «حاجة» او«حاجات».
والكلمات الطويلة التي يتعرف عليها القراء بسهولة هي افضل الكلمات الطويلة التي لم يعتادوا عليها، حيث انه من الممكن مثلا استعمال «موسعة البحث» بدلاً من الاكتفاء بكلمة «البحث».
ب استعمال صيغة الفعل المعلوم بدلاً من الفعل المجهول:
وهذا يعني جعل الفاعل في الجملة يؤدي الفعل بدلا من ان يؤدي عنه بصيغة المجهول، فالقول: «إن سائق السيارة الأخرى ضربني» هو بصيغة المعلوم، بينما القول: «ضربت من جانب سائق السيارة الأخرى» هو بصيغة المجهول، والافعال المعلومة تجعل الكتابة متحركة وديناميكية ومقروءة جيداً، ونأخذ مثلاً من تقرير واقعي لإحدى الشركات، فالقول: «سوف تدفع سلفة من تعويضات تقاعد الموظفين» هو قول بصيغة المجهول، بينما القول المماثل بصيغة المعلوم هو «سوف تدفع الشركة نسبة من تعويضات تقاعد الموظفين».
قد نحتاج في بعض الأحيان لاستعمال صيغة المجهول، ولكن بما أن هذه الصيغة تبطئ فهم القارئ للكلام يجب ان تحد من هذا الاستعمال قدر الامكان، واليك بعض الامثلة التي تحتاج فيها الى استعمال صيغة الفعل المجهول:
عندما يكون الفاعل مجهولاً بالفعل او غير متصل مباشرة بالموضوع مثل: «تم تجهيز الآلة سنة 1985م».
عندما تريد المراوغة في طرح المسائل مع انها ليست فكرة جيدة في كتابة التقارير، فسوف تجد صيغة الفعل المجهول مفيدة لك.
استعمال الأسماء الواقعية غير المجردة:
استعمال كلمة «اداة الاتصال» هو استعمال لتعبير مجرد، اما استعمال كلمة «الهاتف» فهو استعمال لكلمة واقعية، والاسماء الواقعية تعطي القراء صورة بصرية في اذهانهم تؤدي الي سهولة استيعاب الفكرة المرافقة للاسم.
أما الاسماء التجريدية من ناحية أخرى تكون اكثر طولاً، بمعنى انها عبارة عن كلمات او عبارات طويلة يمكن ان تكون غامضة الى حد بعيد مثل كلمة «الأوضاع» و«الاحوال» او«النشاطات».
وفي بعض الاحيان يمكن استبدال الاسم التجريدي باسم واقعي، لكن غالباً ما تجد ان أفضل وسيلة لاستعباد الاسماء التجريدية هي استبدالها بالافعال، واليك بعض الأمثلة:
يمكنك مثلا استبدال عبارة «يجب ان اعبر عن خيبة املي» بعبارة «يجب ان اقول مدى خيبتي»، او «كم أنا خائب».
ويمكنك استبدال عبارة: «نهدف الي ازالة الاخطاء بالقول: «نسعى لنزيل الاخطاء».
لا تستعمل الكلمات المتعجرفة او المصطلحات القانونية:
ابتعد عن الكلمات المعقدة التي تعبر عن اسلوب متعجرف متعال خاصة اذا كانت قليلة الاستعمال، وتبدو متعجرفة بوضوح.
وعادة يكون بامكانك ازالة هذه الكلمات من تعابيرك من دون أي تغيير كبير في هذه الجمل او التعابير، فبدلاً من القول: «ولا سيما ان الملحق يصور»، يمكنك القول: «يصور الملحق»، وفي بعض الأحيان قد يكون عليك اعادة بناء او إعادة صياغة الجملة قليلاً، لكنه لن يكون من الصعب ابداً الاستغناء عن كلمات كهذه.
لا تستعمل الكلمات الجامدة الحيادية في تعبيرك:
سيكون تقريرك أكثر سهولة ومتعة للقراءة إذا نجحت في «حقن» بعض الحياة والنشاط في تعابيرك، ولقد سبق ورأينا كيف يمكنك فعل ذلك بتبديل طول الجمل والعبارات، واستعمال صيغة المعلوم الخ.
وإليك أسلوب آخر في هذا المجال:
تجنب كلمات محايدة مثل« التغير» ، واستعمل بدلاً منها كلمات مثل «إلى الأحسن»، أو «إلى الأسوأ»، وبدلاً من الاكتفاء بالقول مثلاً« إن النظام الجديد لدوام العمل يؤثر في معنويات الموظفين» تقول في عبارة فاعلة بفعل ناشط« إن النظام الجديد لدوام العمل يضر بمعنويات الموظفين».
تجنب أو ابتعد عن حشو الكلام:
الحشو يعني استعمال كلمتين أو أكثر تعبر عن المعنى ذاته، مما يجعل إحداهما غير ضرورية.
الانتباه إلى الكلمات الغامضة:
حاول إعطاء المعنى الذي تريده بوضوح دون غموض، حيث يمكنك التعبير عن أشياء كثيرة بعدة وسائل وأساليب رغم أن إحداها لابد أن يكون هو الأكبر وضوحاً.
لذلك يجب أن توضح معانيك وأغراضك لأنه عند الكتابة ليس من الضرورة أن تفهم القراء مباشرة ما تقصده، والاحتمال الكبير هو أن يقرأوا ما تكتبه بطريقة واحدة دون أن يدركوا أن ما كتبته يمكن أن يعني شيئاً آخر.
من ناحية أخرى يمكن تفسير بعض الكلمات المحددة بأكثر من أسلوب في الكتابة، بمعنى أن الكتابة تفسح المجال لأكثر من تفسير واحد، وهنا يجب أن تنتبه إلى وجوب أن يكون معنى ما تكتبه واضحاً بحيث لا يحتمل أكثر من تفسير واحد، ومن بين أكثر الكلمات غموضاً هي« قليلاً» و«تماماً» و« إلي حد ما».
خلاصة الفصل:
لقد أنهينا هذا الفصل بالكلام عن أسلوب الكتابة من حيث المقاربة العامة والعبارات والجمل التي تستعملها والكلمات المنفردة التي تصيغ بها تلك الجمل والعبارات، وفور ممارستك وتطبيقك لهذه التوجيهات في الكتابة يصبح أسلوبك في الكتابة واضحاً ومقروءاً، وهاتان الميزتان يقدرهما كل قارئ.
أما النقاط الأساسية التي بحثناها فهي:
الأسلوب الإجمالي في الكتابة:
استعمال اللغة العادية البسيطة.
استعمال الأمثلة والقياس.
أسلوب التعبير:
استعمال الجمل القصيرة والفقرات القصيرة.
عدم استعمال المصطلحات المبهمة.
عدم استعمال العبارات المألوفة أو المأثورة.
الكلمات:
استعمال الكلمات القصيرة.
استعمال صيغة الفعل المعلوم.
استعمال الأسماء الواقعية غير التجريدية.
الابتعاد عن الكلمات الجامدة الحيادية في التعبير.
الابتعاد عن حشو الكلام بالتكرار «كلمات مختلفة لمعنى واحد».
الانتباه إلى الكلمات الغامضة.
المصدر: تحضير التقارير الناجحة، الدار العربية للعلوم، تأليف كاثرين هاريتج، ترجمة مركز التعريب والبرمجة ، ثقافة إدارية، يوسف القبلان.