حددت كل من وزارة الحج والعمرة والهيئة العامة للغذاء والدواء، إجراءات وضوابط فسح الأدوية واللوازم الطبية التي بحوزة مكاتب شؤون الحجاج أو الجهات الحكومية الرسمية القادمة إلى المملكة لاستعمال المرضى التابعين للبعثة، إذ أكدت الهيئة أن يكون استيراد الأدوية والمستلزمات الطبية بواسطة النقل الجوي، وعبر ميناء مطار الملك عبدالعزيز الدولي في مدينة جدة، ومطار الأمير محمد بن عبدالعزيز في المدينةالمنورة، مشددة على أنه لن يتم الموافقة على دخولها إلا عبر هذين المنفذين، بعد التنسيق مع جهات حكومية مختصة. كما حددت الهيئة مع وزارة الحج والعمرة اشتراطات تتمثل ب«أن يكون مع البعثة مركز طبي أو طبيب، وأن تكون الأدوية المطلوبة بإشراف ومسؤولية رئيس البعثة، فضلاً عن أن تكون الأدوية والمستحضرات الصيدلانية خالية من المواد المحظورة دولياً، وإلزام جميع مكاتب شؤون الحجاج بإعادة تصدير الكميات المتبقية من الأدوية والمستلزمات الطبية عند مغادرة البعثة للمملكة، مع تقديم صورة من بيان المصروف وسبب الصرف والمتبقي التالف، علماً بأن المكاتب التي لن تلتزم بذلك سيتعذر الفسح لها مستقبلاً. كذلك شددت الهيئة على أنه «لا يسمح بتوزيع الكميات الزائدة عن الحاجة أو المتبقية من الأدوية، والمستلزمات الطبية لأية جهة كانت ويجب إعادة تصديرها، كما أنه على البعثة استيراد الأدوية والمستلزمات اللازمة فقط لاستخدام أفراد البعثة من خلال تقدير الاستهلاك السنوي بناء على ما تم استهلاكه خلال الأعوام السابقة وعدم توريد كميات كبيرة تزيد على الحاجة، وللهيئة الحق في رفض أي منتج أو كمية ترى أنها تزيد على حاجة البعثة. فيما وجهت الجهات المعنية مكاتب شؤون الحجاج تقديم المستندات والبيانات الرسمية الخاصة بالأدوية والمستلزمات الطبية، إلى وزارة الحج قبل موعد وصول الشحنة بمدة لا تقل عن 15 يوماً، وإرسال نسخة أخرى من المستندات إلى مكتب الهيئة العامة للغذاء والدواء، وعند وصول الشحنة وبعد الانتهاء من الإجراءات الجمركية المتبعة يتم تقديم طلب الفسح إلى مكتب «الهيئة» في منفذ الوصول موضحاً به عدد أفراد البعثة ورئيسها والصيدلي وفني الصيدلي والمسؤول عن عهدة المواد المخدرة والمؤثرات العقلية، وفي حال لم يوجد فتكون العهدة باسم الطبيب المرافق للبعثة مع ضرورة التعهد بقصر استخدام الأدوية واللوازم الطبية على أفراد البعثة فقط وعلى مسؤوليتهم ولن يتم بيعها أو التصرف بها بأية وسيلة كانت، وأن يتم إعادة المتبقي منها أو التالف أو المستخدم وجميع العبوات مع البعثة حال عودتها وتقديم بيان بالمصروف وسبب الصرف والمتبقي والتالف قبل مغادرة البعثة للمملكة إلى فرع «الهيئة» بالمنفذ الجمركي. واعتمدت «الهيئة» «نموذجاً لتعبئة الأدوية المخدرة والخاضعة للرقابة معتمداً من الجهة المختصة بالدولة التي تتبع لها البعثة، (وزارة الصحة) ومصدقاً من السفارة السعودية يتضمن الاسم العلمي، والشكل الصيدلاني، والتركيز والحجم والكمية المطلوبة، وعدد الحالات التي يتم علاجها، ونموذجاً لتعبئة الأدوية المطلوبة غير المراقبة، ونموذجاً باللوازم والأجهزة الطبية، مع إرفاق معلومات الأوزان والكميات لتسهيل الإجراءات الجمركية.