مؤسسة جنوب آسيا.. خدمة متطورة لضيوف الرحمن .. تطبيق المعايير العلمية في الخدمة والحصول على «الآيزو»

استطاعت مؤسسة جنوب آسيا للطوافة أن تعمل على تطوير وتحسين نوعية "الخدمة" التي تقدمها لضيوف الرحمن أو بدأت منذ عام 1413ه تأسيس البنية التحتية وفي 1420ه تطبيق نظام العقد الموحد والقائم على مبدأ توصيف الخدمات وكل ما يتعلق بخدمة الحجاج ولأكثر من 9 سنوات حققت المؤسسة الكثير من النجاح في هذا التنظيم الجديد وبدأ فريق المؤسسة الخدمة المتميزة وتسهيل وصولها للحجاج بطرق علمية مدروسة راعت فيها المؤسسة الاعتماد على دراسات والاستعانة بالحاسب وتدريب العاملين واختيار "النماذج" البشرية القادرة على مواكبة ما تشهده المؤسسة من تطور نوعي في كل خدماتها.
"البلاد" تنشر العديد من أنشطة وإنجازات المؤسسة في إطار اهتمام الدولة ورعايتها لكل ما يتعلق بخدمات ضيوف الرحمن.
رأي الوزارة
"البلاد" أجرت اتصالاً بمسؤول تنفيذي في وزارة الحج للحديث عن تقييمه لأعمال المؤسسة قال غن الوزارة تضع ضمن برامجها "الرقابة" على ما تُقدمه مؤسسات الطوافة مع العديد من الجهات الأخرى في الدولة ومنها وزارة الداخلية وإمارة المنطقة وبالنسبة لتقارير الوزارة لم تُسجل أي ملاحظات "سلبية" على مؤسسات جنوب آسيا خلال أعمال حج 1429ه.
بل إن المؤسسة تنفرد بوجود عقد مكتوب بين مجلس إدارتها ومكاتب الخدمة الميدانية وفق العقد يضم مجموعة من الحقوق والواجبات بوضوح شديد يشمل كل جزئيات العمل وما تتطلبه خدمة "الحاج" ويحوي مجموعة من الحقوق والواجبات.
خطة استراتيجية
ولكن قبل أن يتعرَّف القارئ على بعض ما أنجزته في مسيرتها التي ستستمر بإذن الله علينا أن نعود قليلاً إلى عام 1418ه وهو عام الانطلاقة لمجلس إدارة المؤسسة حيث وضع خطة استراتيجية عامة لتحقيق طموحات أصحاب المعالي وزراء الحج المبنية على تطلعات ولاة الأمر في مجال الاهتمام والعناية والرعاية بوفود الرحمن وتمكينهم من أداء نسك شعيرة الحج بسهولة كبيرة، وبعد دراسات مستفيضة وحوارات مع أصحاب المعالي قدَّم مجلس الإدارة خطة عمل مرحلية لمواكبة تطلعات ولاة الأمر وبعد الموافقة على أبرز المحاور لتلك الخطة، تم وضع تنظيم جديد خاص لخدمة حجاج المؤسسة يُحقق الطموحات.. وقد جاء ذلك التنظيم من منطلق قاعدة التجديد والابتكار والإبداع التي ينتهجها مجلس إدارة المؤسسة حيث تبنى هذا المجلس التنظيم الخاص لخدمة الحجاج القائم على أسلوب المنافسة اعتباراً من موسم حج عام 1420ه وذلك وفق اتفاقية خدماتية تبرم بين المؤسسة وبين القائمين بالخدمة من المطوفين المتعهدين ذوي الخبرة والدراية في هذا المجال ولديهم الإمكانات اللازمة.
يتم فيها توصيف إجراءات كل خدمة من الخدمات المطلوبة للحجاج والمتعارف عليها في مهنة الطوافة، وفق معايير دقيقة ملزمة للقائمين بالخدمة من أجل تحقيق مستوى راقٍ من الخدمات مع ضمان حرية المطوف المتعهد في تحقيق رغبات الحجاج في الحصول على خدمات إضافية متميزة، وما يترتب على ذلك من إذكاء روح التنافس الشريف لكسب رضا الحجاج والارتقاء بالخدمات، ومن تحسين نسبة الدخل للمطوف المقدم للخدمة وللمطوفين والمطوفات عموماً.
وقد شهد هذا التنظيم خلال عقد من الزمان تطوراً كبيراً ومشاركة منقطعة النظير من مطوفي المؤسسة وأبنائهم.. الأمر الذي انعكس إيجاباً على الخدمات المقدمة للحجاج الأساسية منها والإضافية وارتفاع قيمة السهم والمبلغ المقطوع اللذين حققا أرقاماً قياسية غير مسبوقة في تاريخ مؤسسات أرباب الطوائف.
ونظراً لما أحدثه هذا التنظيم من نقلة نوعية في مستوى أداء الخدمات المقدمة لضيوف الرحمن فقد توج بصدور الموافقة الكريمة من لدن المقام السامي الكريم برقم 7-ب-48326 وتاريخ 2-12-1423ه المتضمن الموافقة على توصيات لجنة الحج العليا الواردة بمحضر الاجتماع الأول لعام 1423ه المنعقد بتاريخ 27-8-1423ه ومن بينها تأييد إجراء وزارة الحج بإسناد خدمة حجاج دول جنوب آسيا إلى عدد من المتعهدين تحت مسمى (متعهد مطوف) وتأييدها أيضاً الاستمرار في تطبيق ذلك، ومن إيجابيات هذا التنظيم أيضاً هو زيادة أعداد المطوفين الذين يرغبون في توقيع اتفاقية خدمات مع المؤسسة ليدخلوا ميدان السباق مع زملائهم لتقديم خدمات راقية لحجاج المؤسسة فمن ثلاثين مكتباً تنافس رؤساؤها لتقديم الخدمات لحجاج المؤسسة وفق شروط ومواصفات الاتفاقية في موسم حج عام 1420ه أصبحت (87) مكتباً في موسم حج عام 1429ه لتصل الآن في موسم الحج القادم 1430ه، إلى (93) مكتباً وتجلَّى إذكاء روح التنافس كالمعتاد في قيام رؤساء المكاتب الجديدة بزيارة لخمسة من مكاتب الخدمة السابقين وذلك حرصاً منهم على دخول ميدان التنافس من حيث انتهى الآخرون فيبتكروا وسائل إبداعية جديدة ترفع من مستوى رضاء الحجاج وهو الأمر الذي يعتبر أحد الركائز المهمة في تطبيق مفهوم صناعة الخدمة.
تلك باختصار قصة النقلة النوعية المبتكرة التي وضعت المؤسسة في موقع الريادة فما هي أبرز إنجازات هذه المؤسسة الوطنية التي تستحق منَّا كمواطنين التقدير والثناء ؟ لأن ما تُقدمه لمطوفيها ومطوفاتها وحجَّاجها والمهنة من خلال تجسيد الشعار العظيم المتمثل في (خدمة الحاج شرف.. أمانة.. مسؤولية) وكذلك خدمة المجتمع بمؤسساته الحكومية والأهلية وأفراده يعتبر إنجازاً وطنياً عظيماً يستحق الإشادة والتقدير والتشجيع والمؤازرة.
إنجازات المؤسسة وأعمالها الإبداعية
الاهتمام بتدريب وتأهيل منسوبيها من مقدمي الخدمة
وضعت المؤسسة خطة تدريبية طويلة المدى لتدريب وتأهيل منسوبيها بالتعاون والتنسيق مع مركز تدريب العاملين في الحج والعمرة التابع لوزارة الحج.
حيث سعت من خلال تنظيم الكثير من الدورات التدريبية وورش العمل بالاستعانة بنخبة من الأكاديميين والمختصين في مجال التنمية الذاتية والتدريب المهني والوظيفي وتطوير الأعمال.. لإكساب منسوبيها المهارات والخبرات اللازمة في مجالات أعمالهم وتزويدهم بالأسس العلمية للتعامل الفعَّال، وكذلك ما يتعلَّق بتطوير مهاراتهم في التعامل والاتصال الإنساني مع الحجاج التابعين للمؤسسة ، من أجل تحقيق رسالتها في تقديم أفضل الخدمات لهم بصورة تتناسب مع كونهم ضيوفاً للرحمن جاءوا إلى هذه البقاع الطاهرة من كافة أصقاع العالم ، تاركين خلفهم أغلى ما يملكون من مال وأهل ووطن في سبيل أن يؤدوا الركن الخامس من أركان الإسلام ويوضح الجدول التالي بياناً إحصائياً بعدد ورش العمل واللقاءات والدورات التي نظمتها المؤسسة خلال الفترة من عام 1423ه إلى 1429ه وإجمالي المستفيدين منها:
العام الهجري عدد ورش العمل واللقاءات إجمالي عدد المستفيدين
1423ه 4 91
1424ه 8 272
1425ه 12 284
1426ه 13 282
1427ه 10 310
1428ه 3 150
1429ه 13 229
الإجمالي 63 1618
تبادل الخبرات بين رؤساء الخدمة الميدانية
تشجيع المطوفات على الانخراط في العمل الخدمي
حرصت المؤسسة منذ سنوات على تشجيع المطوفات على الانخراط في العمل الخدمي من خلال تشكيل لجنة نسائية تطوعية تعمل على رعاية الحاجات المريضات والمنومات في المستشفيات وتفقد أحوالهن وأوضاعهن والسؤال عنهن، وتقديم الهدايا الرمزية لهن، وكذلك إرشادهن وتوعيتهن الأمر الذي استقطب العديد من المطوفات المؤهلات للإسهام في هذه المهام الخدمية الجليلة.
الالتقاء بمسؤولي الجهات ذات العلاقة بشؤون الحج
دأبت المؤسسة في مستهل موسم حج كل عام على دعوة واستضافة مسؤولي الجهات ذات العلاقة بشؤون الحج من مرور ودفاع مدني وإدارة الحشود ومسؤولي وزارتي الشؤون البلدية والقروية والمالية، وكذلك مسؤولي قطاعات المراقبة والمتابعة والطوارئ والنقل والتصعيد. بوزارة الحج، بالإضافة إلى مسؤولي النقابة العامة للسيارات وغيرها من الجهات.. وذلك من خلال تنظيم لقاءات وورش عمل في قاعة المحاضرات الكبرى بمقر المؤسسة يحضرها منسوبو المؤسسة ورؤساء ومديرو وأعضاء مكاتب الخدمة الميدانية وكذلك مسؤولو بعثات الحج ورؤساء الشركات والوكالات السياحية، بهدف إطلاعهم على كافة التعليمات المنظمة لشؤون الحج بالإضافة إلى إحاطتهم بالمتغيرات التي تستجد في كل عام، حتى يكونوا على وعي تام بها وأخذها في الاعتبار وهم يتشرفون بخدمة ورعاية ضيوف بيت الله الحرام.
شهادة الجودة العالمية (الآيزو)
في إنجاز غير مسبوق حصلت مؤسسة جنوب آسيا على شهادة الجودة العالمية (الآيزو) (9001 ISO) عام 1425ه (2004م) تقديراً لأدائها المتميز الذي أهَّلها للوصول إلى هذا المستوى الرفيع من التقدير العالمي بوصفها المؤسسة الأولى في العالم التي تحصل على هذه الشهادة في مجال خدمة ضيوف بيت الله الحرام.
ونظراً لأن أهداف سياسة الجودة تستلزم مبادرة ومشاركة جميع منسوبي المؤسسة في تحسين نوعية الخدمات بالتدريب والتحفيز والعمل الجماعي.
لذلك فقد حرصت المؤسسة على تشجيع ودعم مكاتبها الميدانية - نظراً لدورها المباشر في خدمة الحجاج - للحصول على هذه الشهادة الدولية، التي تعطي مؤشراً على الالتزام بالارتقاء النوعي في الأداء وفق معايير ومتطلبات الجودة الشاملة، ووفق الخطة التي وضعها مجلس إدارة هذه المؤسسة منذ عام 1425ه لحصول المكاتب الميدانية على هذه الشهادة، فقد تحقق بنهاية موسم حج عام 1429ه استكمال حصول جميع المكاتب الميدانية التابعة للمؤسسة وعددها (87) مكتباً على هذه الشهادة العالمية وسوف يتم تأهيل المكاتب الجديدة في هذا الموسم لتحصل على هذه الشهادة بعد نهاية موسم حج عام 1430ه إن شاء الله.
مفهوم صناعة الخدمات
شرعت المؤسسة منذ موسم حج عام 1427ه للتوسع في العمل بمفهوم (صناعة الخدمات) من خلال التعاقد مع شركات ومؤسسات وطنية متخصصة لتقديم الخدمات المركزية من تقنية معلومات واستقبال وحاسب آلي وإشراف ومتابعة وشؤون عامة.. وفق أُسس ومعايير صناعة الخدمات، التي تعتمد على جداول الكميات وقياس المؤشرات، التي تم إيرادها في ملحق رقم (9) من الخطة التشغيلية للمؤسسة لموسم حج عام 1429ه، وقد كان لهذا الإجراء الأثر الكبير في تحقيق معدلات عالية من الجودة في مستوى أداء الخدمات المقدمة لضيوف الرحمن وذلك نتيجة لتنافس المؤسسات والشركات الوطنية للفوز بعقود الإدارة والتشغيل والحرص منها على الاستمرار.
الحاسب الآلي
قامت المؤسسة باستخدام الحاسب الآلي وأنظمة المعلومات في جميع أعمالها من خلال تطبيقه في جميع أقسامها ولجانها الإدارية والمالية والخدمية، وصولاً إلى أرقى مستويات الخدمة لضيوف الرحمن، حيث تمت ميكنة جميع أعمالها وتحويل أنظمتها للعمل بالحاسب الآلي بهدف تحقيق معدلات عالية من الإنجاز المتقن والسريع.
ومنذ عام 1428ه انتقلت المؤسسة في تعاملاتها الإدارية من الأسلوب الورقي التقليدي إلى الأسلوب التقني (الالكتروني) حيث أصبحت جميع مراسلاتها مع جميع مكاتبها الميدانية ولجانها الموسمية الكترونياً.
وفي موسم حج عام 1429ه واصلت المؤسسة تطوير أنظمة الحاسب الآلي وتقنية المعلومات وذلك باستخدام البرامج الحاسوبية التالية:
- قيام رؤساء مكاتب الخدمة الميدانية بترشيح أعضاء مكاتبهم عبر موقع المؤسسة على شبكة الانترنت.
- استحداث مكاتب الخدمة الميدانية التابعة للمؤسسة لنظام التعامل الالكتروني في مخاطباتها عبر الموقع الالكتروني للمؤسسة.
- إنهاء إجراءات عقود الخدمات الإضافية الخاصة بين مكاتب الخدمة الميدانية والمجموعات السياحية عبر موقع المؤسسة على شبكة الانترنت.
- قيام مكاتب الخدمة الميدانية بتقديم خدمة إدخال عقود الإسكان بمكة المكرمة للمجموعات السياحية عبر موقع المؤسسة على شبكة الانترنت.
- قيام المجموعات السياحية بإدخال معلومات حجاجها من دولها عبر موقع المؤسسة على شبكة الانترنت بعد حصولها على الاعتماد من مقام وزارة الحج.
- توزيع الحجاج على مكاتب الخدمة الميدانية ومساكنهم من بلادهم.
وقد حققت هذه المنظومة من الأعمال الحاسوبية نتائج باهرة في سرعة ودقة إنهاء إجراءات الحجاج الكرام وممثليهم من بعثات الحج ورؤساء الشركات والوكالات السياحية، وكذلك المواطنين المتعاملين مع الحجاج من مؤجرين ووكلاء.. ومع ذلك لم تقف المؤسسة عند ذلك بل تجاوبت مع توجيهات معالي الدكتور فؤاد الفارسي وزير الحج بأهمية استثمار كل مخرجات التقنية الحديثة لإنجاز كافة ما يتعلق بالخدمات المقدمة لوفود الرحمن بسرعة كبيرة وجودة عالية مؤكداً في زياراته بأن تطلعات ولاة الأمر في هذه البلاد فيما يتعلق بتطوير وتحسين الخدمات المقدمة لوفود الرحمن ليس لها حدود لأنها بنيت على قواعد راسخة وضعها الملك المؤسس عبدالعزيز آل سعود رحمه الله.
نظم المعلومات الجغرافية (GIS)
إن نظم المعلومات الجغرافية (GIS) من الأنظمة الحديثة التي تستخدم حالياً في معظم المجالات العمرانية والتخطيطية، والتي تتيح ربط الموقع الجغرافي والتخطيطي لخدمة المجالات المختلفة، وذلك عن طريق ربط الخرائط الرقمية بقاعدة بيانات ومعلومات موحدة عن الموقع، مما يسهل عملية الحصول على الخرائط والمعلومات بصورة منظمة وآلية، تمهيداً لوضع الحلول المناسبة للحد أو التخفيف من أي ظواهر سلبية وانعاكساتها، كما أن النظام يسهل دراسة وتحليل احتياجات المناطق للخدمات ومسايرة التغيرات السريعة التي تعيشها المدن، وهذا يُساعد في اتخاذ القرارات التخطيطية والأمنية والتنظيمية والخدمية اللازمة.
وفي خطوة تطويرية رائدة طبقت المؤسسة هذا النظام المتطور منذ عام 1425ه من أجل الإفادة في تخطيط وتوزيع مواقعها سواء في المشاعر المقدسة أو في مكة المكرمة.
وفي موسم حج عام 1429ه استكملت المؤسسة تنفيذ المرحلة الرابعة من النظام لجميع الخدمات في المشاعر المقدسة، وفي مكة المكرمة وخاصة فيما يتعلق بمواقع مكاتب الخدمة الميدانية التابعة للمؤسسة، وكذلك مساكن الحجاج.
مشروع التطويف المركزي
تعمل المؤسسة من خلال هذا المشروع على تنفيذ خطة عمل، يتم إعدادها ومن ثم تنفيذها بالتنسيق مع الرئاسة العامة لشؤون المسجد الحرام والمسجد النبوي، حيث تلتقي الأهداف في إرشاد وتوجيه الحجاج إلى الطريقة الشرعية لأداء شعيرة الطواف وكذلك شمولية كافة حجاج المؤسسة - دون استثناء - لأداء نسكهم، ويوضح الجدول التالي الأعداد التقريبية للحجاج المستفيدين من هذا المشروع منذ تطبيقه، والتي كانت في تزايد مضطر، مما يعكس نجاح ونضوج المشروع.
بيان بالأعداد التقريبية لحجاج المؤسسة
المستفيدين من خدمة مشروع التطويف المركزي
منذ تطبيقه في موسم حج عام 1424ه
موسم الحج بالعام الهجري العدد التقريبي لحجاج المؤسسة المستفيدين من المشروع
1424ه 40.000
1425ه 97.000
1426ه 280.000
1427ه 343.000
1428ه 394.000
1429ه 400.000 صالة المرضى المتحسنين
تم في مقر المؤسسة بمشعر عرفات توفير صالة خاصة متكاملة لمتابعة الحالات الصحية للحجاج المرضى (المتحسنين) وتجهيزها بالكوادر البشرية المؤهلة والتجهيزات الطبية اللازمة، وذلك من أجل تمكين هؤلاء الحجاج المرضى من أداء مناسك حجهم بكل يُسر وسُهولة.
قياس مستوى رضا الحجاج
تحرص المؤسسة منذ سنوات على معرفة وجهة نظر الحجاج ومدى رضاهم عن كل ما يقدم لهم من خدمات طيلة مكوثهم في هذه البقاع الطاهرة، حيث تقوم في كل عام بالتعاون مع فريق علمي محايد من جامعة الملك عبدالعزيز لاستطلاع آراء الحجاج في نهاية كل موسم وأثناء مغادرتهم إلى بلادهم عن الخدمات التي قدمت لهم، وبفضل من الله تعالى ثم بتضافر جهود منسوبي المؤسسة تم تحقيق نسبة 84% من رضاء الحجاج عن الخدمات التي قُدمت لهم في موسم الحج الماضي 1429ه، وهي بلا شك نسبة عالية تدل على دقة التخطيط وحسن الإعداد لهذه الخدمات ثم الجودة في أدائها.
خدمة المجتمع
أ احتضان المؤسسة للأنشطة والفعاليات المختلفة:
لم تقتصر إنجازات وجهود المؤسسة على الجانب الخدمي فحسب، بل اتسعت لتشمل ميادين مختلفة ثقافية واجتماعية وتربوية ورياضية وتوعوية، حيث قطع مجلس إدارة هذه المؤسسة على نفسه عهداً بخدمة المجتمع بمختلف فئاته وشرائحه، وذلك إيماناً منه بمسؤولياته الكبيرة تجاه هذا المجتمع الذي ننعم بخيراته ونتفيأ ظلاله الوارفة ، لذلك فقد وضع المجلس خطة طويلة المدى من أجل تفعيل عمليات التواصل والتلاحم مع أفراد المجتمع ومؤسساته، من خلال رعاية واحتضان الأنشطة والفعاليات المختلفة التي تنظمها المؤسسات الحكومية أو الأهلية أو الافراد مجاناً ودون أي مقابل، ووضع كل إمكانات المؤسسة وتجهيزاتها المتطورة تحت تصرف هذه الجهات، بما في ذلك مقرها الدائم بمكة المكرمة، وذلك بما يتوافر فيه من تجهيزات تقنية سمعية وبصرية، وخاصة في قاعات المحاضرات والاجتماعات.. بالإضافة إلى ما هيأته المؤسسة من استقلالية وخصوصية تامة للنساء في التقسيمات الهندسية للمبنى، ومن ذلك خاصية نقل الأنشطة والفعاليات التي تنفذ إلى القاعة الخاصة بالسيدات عبر الدائرة التلفزيونية المغلقة.
ومنذ عام 1422ه احتضنت المؤسسة الكثير من الندوات واللقاءات والمحاضرات وورش العمل والمناسبات المتنوعة، والتي رعاها أصحاب وصاحبات السمو الملكي الأمراء، وكذلك أصحاب المعالي والفضيلة والسعادة، وكما كان من فرسانها عدد من أصحاب المعالي والفضيلة، ونخبة متميزة من المفكرين والخبراء والأكاديميين من أساتذة الجامعات والتربونيين والأطباء والأدباء والمثقفين رجالاً ونساءً والمهندسين والضباط العسكريين والمحللين الرياضيين.. الذين أثروا الساحة الفكرية والثقافية في هذا المجتمع المبارك بأطروحاتهم ورؤاهم وأفكارهم النيرة، التي أسهمت في رفع مستوى الوعي الفكري والثقافي والاجتماعي لدى أفراد المجتمع.
وفي هذا السياق احتضنت المؤسسة أنشطة رواق بكة النسائي منذ تأسيسه وحتى الآن بوصفه ملتقى فكرياً وثقافياً يقدم اللقاءات العلمية المثمرة البناءة بين سيدات المجتمع السعودي، لرفع مستوى المرأة الفكري والثقافي بما يعود عليها وعلى أسرتها بصفة خاصة وعلى مجتمعها بصفة عامة بالخير وزيادة الوعي وذلك بدعم ورعاية كريمة من صاحبة السمو الملكي الأميرة عادلة بنت عبدالله بن عبدالعزيز آل سعود العضو الفخري للرواق حفظها الله ويضم الرواق نخبة من سيدات ومثقفات المجتمع وعضوات هيئات التدريس في الجامعات والكليات ومنسوبات وزارة التربية والتعليم (بنات) في بلادنا العزيزة.
وقد تميزت أنشطة الرواق بالتنوع والثراء الفكري والمعرفي والتوعوي، وكذلك مشاركة وتفاعل النخب المثقفة من سيدات المتجتمع.
كما حرصت المؤسسة أن يكون للبرامج المهنية المتخصصة نصيب في هذه الأنشطة والفعاليات وذلك في إطار اهتمامها باتباع الأسلوب العلمي في تدريب وتثقيف منسوبيها من المطوفين والمطوفات من خلال عقد الاجتماعات والدورات والمحاضرات وورش العمل.. من أجل تأهيلهم مهنياً للقيام بدورهم في خدمة ضيوف بيت الله الحرام على خير وجه.
ومما دعم أهداف المؤسسة في هذا المجال المهم وعضّد جهودها المباركة في خدمة المجتمع بشرائحه المختلفة، توجيه صاحب المعالي وزير الحج الدكتور فؤاد بن عبدالسلام الفارسي لعموم مؤسسات أرباب الطوائف بالاهتمام بإعداد الدراسات والبحوث التطبيقية من أجل تطوير الأداء ورفع مستوى الخدمات المقدمة للحجاج، وكذلك تثقيف وخدمة المجتمع.
وقد عنيت المؤسسة بتوثيق الأنشطة والفعاليات التي تحتضنها قاعاتها وجنباتها بالكلمة والصورة وبأسلوب شائق من خلال عمل توثيقي خاص، وذلك من أجل أن يكون في متناول أيدي الناس، وقد تم حتى عام 1429ه إصدار أربعة أجزاء من هذا الكتاب التوثيقي، لقيت الإشادة والتقدير والحفاوة من كبار المسؤولين ومن الكثير من المفكرين والمثقفين والكُتَّاب وأصحاب القلم، أما الجزء الخامس فسيصدر في شهر ذي القعدة من عام 1430ه.
وقد بلغ ما تم رعايته من أنشطة وفعاليات منذ تأسيس مقر المؤسسة في عام 1422ه وحتى نهاية عام 1429ه ما يزيد عن 370 فعالية في مختلف المجالات: الدينية والكفرية والثقافية والعلمية والتربوية والاجتماعية والمهنية.. لجميع فئات وشرائح المجتمع رجالاً ونساءً كباراً وناشئة تمثل بحق ما لهذه المؤسسة من مكانة فكرية وثقافية وخدمية في مكة المكرمة.
إحصائية بالفئات المستهدفة من فعاليات الأنشطة المتنوعة التي استضافتها المؤسسة خدمة للمجتمع من عام 1422 الى 1429ه
الفئات المستهدفة عدد الفعاليات
الرجال 208
النساء 97
الفتيان 49
الفتيات 16
المجموع 370
ب مشاركة المؤسسة وإسهاماتها مع الجهات الخدمية الأخرى:
ولا تقتصر جهود المؤسسة في خدمة المجتمع عند هذا الحد بحسب، بل تشمل المشاركة الفعالة والمساهمة بما لديها من طاقات وإمكانات بشرية ومادية في كافة الفعاليات التي تنفذها مؤسسات المجتمع المختلفة ومن ذلك المساهمة في إرشاد المعتمرين التائهين في شهر رمضان المبارك، وكذلك المشاركة في حملات التبرع بالدم، وحملات التطعيم ضد شلل الأطفال.
إصدارات المؤسسة
أولت المؤسسة النتاج الفكري اهتماماً كبيراً، حيث أصدرت الكثير من الكتب والمؤلفات والنشرات الدينية والوثائقية والتاريخية والإعلامية.
كما عنيت بصورة خاصة بالبحوث والدراسات المتخصصة في مجال خدمة بيت الله الحرام التي قام بإعدادها نخبة من أساتذة جامعتي أم القرى والملك عبدالعزيز، لما لها من أهمية بالغة في إرشاد الحجاج وتوعيتهم دينياً واجتماعياً، وكذلك توعية القائمين على تقديم الخدمات لهؤلاء الحجاج، من مطوفين ومطوفات وموظفين رسميين وموسميين وتثقيفهم حتى يرتقوا بمستوى الخدمات التي يقدمونها، بالإضافة إلى تقديم الحلول المناسبة للكثير من القضايا الخدمية وفق أسس علمية مدروسة.
وقد بلغت إصدارات المؤسسة منذ تأسيسها في عام 1403ه وحتى عام 1429ه حوالى 80 إصداراً، جاءت في إطار الموضوعات التالية:
إصدارات إرشادية دينية.
إصدارات وثائقية تؤطر لمهنة الطوافة.
البحوث والدراسات.
إصدارات توثق جهود المؤسسة في خدمة المتجتمع.
إصدارات خاصة بتكريم المتميزين.
إصدارات خاصة عن نظام الجودة.
إصدارات إعلامية.
إصدارات خاصة بالخطط التشغيلية وتوصيف المهام.
إصدارات متنوعة.
المطويات.
الخرائط الإرشادية.
الملصقات الإرشادية المتنوعة.
الاستثمار
شرع مجلس إدارة المؤسسة منذ وقت مبكر في تلمس سُبل زيادة موارد المؤسسة ورفع العائد على السهم ورفع المبلغ المقطوع الذي يُوزع بالتساوي على جميع مطوفي ومطوفات المؤسسة. وكان من نتاج هذا التوجه إنشاء مبنى خاص للمؤسسة على أحدث طراز، يعد حالياً معلماً حضارياً شامخاً، ومركز إشعاع فكري وثقافي واجتماعي بمكة المكرمة، حيث أعفى ذلك المشروع المؤسسة من استمرار دفعها لمبالغ كبيرة نظير استئجارها لمقر أو لعدة مقار، وفق متطلبات مهامها.
وحرصاً من المجلس على الاستثمار الأمثل للمبالغ التي تحصلت عليها المؤسسة في عام 1425ه، والتي تمثل قيمة المبالغ المتراكمة لصالح المؤسسة في حساب وزارة الحج لدى مؤسسة النقد العربي السعودي، فقد تم تشكيل لجنة للاستثمار برئاسة نائب رئيس مجلس الإدارة الدكتور رشاد بن محمد هاشم محمد حسين وعضوية ثلاثة من أعضاء المجلس، وهم المهندس زكي بن عمر مصطفى حريري والأستاذ علوي بن محمد سعيد كامل والمهندس زهير بن عبدالرحمن سقاط. وقد قدمت اللجنة العديد من الدراسات الاستثمارية، مستعينة في ذلك ببيوت الخبرة وبالمختصين في هذا المجال. وكان من ثمار هذه الدراسات شراء الأرض الفضاء الواقعة أمام مقر المؤسسة بعد موافقة الجمعية العمومية ومصادقة معالي وزير الحج على هذه الموافقة وذلك لإقامة مشروع استثماري يعود نفعه على المؤسسة وعلى مساهميها. وتتميز قطعة الأرض تلك بأهمية موقعها الاستراتيجي، حيث تطل على شارع رئيس، يربتط مع الطريق الدائري الثالث، ويرتبط كذلك بالطرق الرئيسية المنفذة للمشاعر المقدسة، كما يرتبط بالطريق الثاني، مروراً بالأنفاق المؤدية إلى مشعر منى.
وقد كان من بين الأفكار التي قدمتها تلك اللجنة الاستثمارية، وأقرَّها مجلس إدارة المؤسسة بعد دراستها، التعاقد مع مكتب المهندس محمد بن عمر ولي للاستشارات الهندسية (بيت العرب للتطوير العقاري) وذلك لتصميم مشروع تجاري وترفيهي على تلك الأرض، وإعداد المخططات والتصاميم الابتدائية ومن ثم النهائية للمشروع. وقد قام المكتب الهندسي المذكور بإعداد الدراسة الخاصة بهذا المشروع الذي سيكون بمشيئة الله تعالى معلماً حضارياً جديداً في مكة المكرمة، تمتزج فيه الأصالة بالمعاصرة، حيث روعي في تصميمه ان تكون أبنيته العلوية على هيئة أهلَّة ترمز إلى الحج والطوافة باعتبارها من مواقيت الحج.
ويصل ارتفاع المشروع إلى اثني عشر طابقاً يُقام على مساحة قدرها 9760 متراً مربعاً يضم مركزاً تجارياً ترفيهياً يتضمن عدد 2 سوبر ماركت صغير و51 معرضاً تجارياً و20 مطعماً و10 مناطق ألعاب، بالإضافة إلى قاعتين متعددتي الأغراض للاحتفالات والندوات والاجتماعات وعدد 70 مكتباً إدارياً بمساحات وواجهات مختلفة، كما يحتوي المركز على مواقف للسيارات تتسع لحوالى 400 سيارة.
وفي أمسية رمضانية مباركة (20 9 1429ه) احتفلت المؤسسة بتوقيع عقد إنشاء مركز الأهِلَّة الاستثماري تحت رعاية صاحب المعالي وزير الحج الدكتور فؤاد بن عبدالسلام الفارسي وحضور كبار مسؤولي وزارة الحج ورؤساء الدوائر الحكومية والأهلية بالعاصمة المقدسة، وجمع غفير من رجال الفكر والثقافة والأدب والصحافة والإعلام، بالإضافة إلى عدد كبير من منسوبي المؤسسة.
وقد جرت مراسم توقيع مركز الأهِلَّة الاستثماري، بين رئيس مجلس إدارة مؤسسة جنوب آسيا، وبين كل من سعادة الأستاذ سليمان بن سليم الحربي رئيس مجلس إدارة شركة عبر المملكة الوطنية للتعمير المحدودة المنفذة للمشروع، وسعادة المهندس طلال بن يحيى عشقان الاستشاري المشرف على تنفيذ المشروع.
إنجازات مكاتب الخدمة الميدانية وأعمالها الإبداعية
تُعد مكاتب الخدمة الميدانية بحق الأداة الفعلية لخطط المؤسسة وبرامجها التطويرية الطموحة، وهي المسؤولة عن توفير أقصى قدر من الخدمات للحجاج الكرام وتهيئة كل سُبل الراحة لهم، ويشرف على تقديم الخدمات في هذه المكاتب نخبة طيبة من المطوفين وأبنائهم الذين يملكون الخبرة الطويلة والدراية التامة في مجال الطوافة، ويمتازون بالكفاءة العالية في حسن الأداء، لذلك استطاعوا أن يقدموا خدماتهم لضيوف الرحمن وفق أحدث الأساليب وأرقى النظم، وان يحققوا النجاحات الكبيرة والإنجازات المتوالية في الميدان الخدمي.
وفيما يلي سيتم تسليط الضوء على جوانب من إبداعات وإنجازات هذه المكاتب.
تجهيزات مكاتب الخدمة
نفذت مؤسسة جنوب آسيا منذ عام 1420ه تنظيماً خاصاً بخدمة الحجاج التابعين لها يقوم على المنافسة وفق اتفاقية يتم إبرامها بين المطوفين وبين المؤسسة، وكان من بين أهداف هذا التنظيم الذي تم اقراره من المقام السامي الكريم في عام 1423ه إذكاء روح التنافس بين مكاتبها الميدانية، لذلك حرصت هذه المكاتب على تطوير مقارها وتأثيثها تأثيثاً راقياً جذاباً، بالإضافة إلى اشتمال هذه المقار على كافة التجهيزات الخدمية المتطورة التي تسهل على القائمين بالخدمات أدائها براحة تامة، بحيث أصبحت مرآة صادقة للنهضة الحضارية الشاملة التي تشهدها كافة الخدمات المقدمة لضيوف الرحمن في هذا العهد الزاهر الميمون.
ابتكار وسائل جددية لاستقبال الحجاج
ابتكر عدد من مكاتب الخدمة الميدانية التابعة للمؤسسة وفي مقدمتهم مكتب رقم 59 أسلوباً جديداً في استقبال الحجاج حيث بادر بالتوجه شخصياً إلى مركز إرشاد الحافلات بالشميسي، وذلك من أجل استقبال الحافلات التي تُقل الحجاج التابعين لمكتبه، وقيامه بإجراءات عملية الاستقبال في المركز من ترحيب بالحجاج وتوزيع الأساور والبطاقات الورقية المبدئية، وكذلك تقديم الوجبة الخفيفة عليهم وهم في حافلاتهم، ثم نقلهم مباشرة إلى مساكنهم دون الحاجة إلى المرور بمقر المكتب، وذلك استجابة لتوجيهات معالي وزير الحج.
كما قام بعض رؤساء المكاتب باستحداث فكرة المكتب المتنقل الذي أسهمت التقنية الحديثة التي طبقتها المؤسسة في استخدام هذا النوع المتطور في الخدمة في خدمة الاستقبال أو خدمة المغادرة وعلى من يرغب التعرف على المزيد من معطيات مكاتب الخدمة الميدانية عليه بزيارتها مباشرة.
وقد أسهم هذا الإجراء في حسن استقبال الحجاج الكرام وتقليص الفترة الزمنية لإنهاء إجراءات استقبالهم، مما كان له أبلغ الأثر في راحة الحجاج وطمأنينتهم وإحساسهم بأنهم بين اهليهم وذويهم.
تقديم الخدمات المجانية للحجاج
في إطار سعي جميع مكاتب الخدمة الميدانية التابعة للمؤسسة لتقديم كل وسائل الراحة والطمأنينة للحجاج الكرام حتى يؤدوا مناسكهم في يسر وسهولة، فقد دأبت هذه المكاتب على تقديم خدمات مجانية لهم، وهي وجبة خفيفة عند وصول الحافلات التي تُقلهم إلى مقر مكتب الخدمة الميدانية، ثم وجبة الضيافة عند وصولهم لمقر سكنهم بمكة المكرمة مباشرة، وكذلك وجبة عرفات، التي تُقدم لهم في مخيماتهم في يوم عرفة، حتى يتفرغوا للدعاء والتضرع إلى الله تعالى والإقبال عليه في هذا اليوم العظيم.
وحرصاً من هذه المكاتب على تلمس حاجة الحجاج للطعام والشراب خلال تنقلهم بين مناطق الحج فقد قام الكثير منها بتقديم وجبة مجانية في مشعر مزدلفة، وكذلك تقديم وجبة مجانية أخرى بمسمى (زاد الطريق) عند مغادرة الحجاج إلى المدينة المنورة قبل الحج أو بعده، كما قامت مكاتب أخرى بتقديم المشروبات الساخنة لحجاجها على مدار الساعة في مشعر منى.
وتجاوباً من المؤسسة مع توجيهات صاحب السمو الملكي الأمير خالد الفيصل أمير منطقة مكة المكرمة ورئيس لجنة الحج المركزية بتفعيل مفهوم كرامة الحجاج، فقد تم التنسيق مع بعثات الحج التي تقوم المؤسسة بخدمة حجاجها بتوفير المرتبة والمخدة والشرشف في مشعر منى.
مراكز إرشاد التائهين
في بادرة إنسانية فريدة على مستوى مؤسسات الطوافة قام عدد من مكاتب الخدمة الميدانية التابعة للمؤسسة بإنشاء مراكز متكاملة ومجهزة بكافة المعدات والمستلزمات الطبية والأيدي العاملة المؤهلة لاستضافة الحجاج التائهين ثم إرشادهم وتوجيههم إلى مقارهم، حيث قام المكتبان (2، 4) للعام الثاني على التوالي (1428ه 1429ه) بإقامة مركز لاستضافة الحجاج التائهين لجميع مؤسسات الطوافة بكافة جنسياتهم، كما قام المكتبان (12، 43) في موسم حج هذا العام 1429ه بإنشاء مركزين لاستضافة الحجاج التائهين التابعين لمؤسسة جنوب آسيا.. ومن الجدير بالذكر أن مكتبي 2، 4 يشاركان بعربات كهربائية لإيصال كبار السن من المعتمرين في شهر رمضان المبارك إلى بوابات الحرم، وذلك أسوة بمؤسستهم التي دأبت منذ عام 1427ه على المساهمة الفعالة في هذا المجال الإنساني بما لديها من إمكانات وتجهيزات ومن ذلك عربات الراكشا التي تتميز بخاصية السير في المناطق المزدحمة.
تقديم الهدايا المجانية للحجاج
اعتادت مكاتب الخدمة الميدانية على تقديم الهدايا التذكارية للحجاج عند مغادرتهم إلى بلادهم بعد أدائهم لمناسك الحج مثل الساعات والسجاجيد والمصاحف وصور ومجسمات الحرمين الشريفين.. تعزيزاً لوشائج الأخوة والمودة التي تربط بين منسوبي المؤسسة وبين الحجاج الكرام، ومن يرغب أن يشاهد ذلك على الطبيعة فعليه التوجه لمقار مكاتب الخدمة الميدانية اعتباراً من 15 11 ليشاهد نوعيات وكميات تلك الهدايا. أما أنا فأقول هذا غيض من فيض هذه المؤسسة التي تقدم خدماتها بالمستوى الذي يليق بوفود الرحمن.