أفضل الممارسات لإدارة المشروعات.. درس أوروبي

من المشجع أن المنظمات في جميع أنحاء العالم تحرز تقدمًا كبيرًا في تنفيذ المشروعات بفضل المبادرات الإستراتيجية التي تقود للتغيير.
وبحسب تقرير حول أداء إدارة المشروعات الصادر من معهد إدارة المشروعات - وهو مؤسسة أمريكية غير ربحية تعنى بإدارة المشروعات وتطويرها عالميًا - شهد العام الماضي زيادة في عدد المشروعات التي تنجز أهدافها وفي حدود الميزانية وذلك للمرة الأولى منذ خمس سنوات.
وقال المعهد في تقرير نشرته مجلة «بولتيكو» في نسختها الأوروبية إن هناك انخفاضًا بنسبة 20 % في الأموال المفقودة بسبب الأداء الضعيف للمشروع، حيث تخسر المؤسسات حاليًا 9.7 % في المتوسط بما يعادل 97 مليون يورو، مقابل كل مليار يورو يجري استثماره. وهذا يعني انخفاض التكاليف وارتفاع مستوى الأداء وتحسن خدمة العملاء ورضا المساهمين وخلق ميزة تنافسية أكبر.
ويقترح التقرير أنه في ظل سعى المؤسسات العامة والخاصة في جميع أنحاء أوروبا لتحقيق «رؤية أوروبا 2025»، يتعيّن عليها الالتزام بالممارسات التالية للوصول إلى أفضل أداء.
1- تعزيز الموهبة
يتصدر امتلاك المواهب لتنفيذ المبادرات الإستراتيجية أهم عوامل النجاح وهذا يعني تطوير المهارات الإدارية والقيادية ومهارات إدارة الأعمال للمهنيين العاملين في المشروعات. ويسهم تطوير المهارات بحسب الإحصاءات في زيادة معدل تحقيق الشركات أهداف مشروعاتها بنسبة 32%.
2- الحفاظ على المكاسب
غالبًا ما يوصف المشروع بأنه ناجح في حال اكتماله في الوقت المحدد أو وفق الميزانية المحددة له. ولكن هناك مفهومًا جديدًا حول إدارة المكاسب، بحيث تتصف بالشمولية بداية من تحديد المكاسب في بداية المشروع وضمان تحقيقها واستدامتها بعد اكتمال المشروع. وتعد استدامة المكاسب هي المفتاح لضمان بلوغ المشروعات لأعلى قيمة، حيث إن اكتمالها ليس مقياسًا نهائيًا لقيمتها. وتشمل استدامة المكاسب اتخاذ المنظمات الناجحة إجراءات لتحديد الفوائد المستهدفة ومراقبة التقدم نحو تحقيقها طوال دورة حياة المشروع وما بعدها.
3- القدرة على التنسيق
يمكن أن يساعد استخدام مكتب إدارة المشروع كهيئة مركزية في سد الفجوة بين الرؤية الإستراتيجية رفيعة المستوى والتنفيذ الميداني الناجح.
وتواصل النسبة المئوية للمنظمات التي لديها مكتب مدير عام للمشروع الاتجاه الصعودي من 61% في عام 2007، إلى 71% حاليًا. وأشار التقرير إلى أن الكثير من الشركات الأوروبية بدأت في إضافة وظيفة منسق عام لإدارة المشروع؛ مما ساهم في رفع معدل تحقيق الأهداف إلى 38%، بينما انخفض معدل التعثر بنحو 33% للمشروعات التي تبنت هذ النهج.
ويتركز دور المنسق في التأكد من تعاون جميع مستويات الشركة لإتمام المشروع والتأكد من أن كل مستوى في كل مرحلة يقوم بأفضل الممارسات لإنجاحه وتوافر جميع الأدوات اللازمة لذلك.
4- تعزيز دور الرعاة التنفيذيين
توضح الدراسة أن الراعي التنفيذي الذي يتم إشراكه يصبح المحرك الرئيسي لقدرات المشروعات على تحقيق أهدافها الأصلية ويستخدم أفضل الرعاة التنفيذيين موقعهم ونفوذهم لإزالة العوائق واتخاذ قرارات سريعة وفعّالة بالإضافة إلى ضمان تخصيص الموارد المناسبة.
ويمكن للمنظمات أن تستفيد من الرعاة التنفيذيين على أفضل وجه من خلال تركيز جهودها فقط على أكثر المبادرات أهمية في الأعمال التجارية. وارتفعت نسبة اعتماد المشروعات على الرعاة بنسبة 62% في 2017 مقارنة ب 59% في عام 2016. ويعني استخدم الرعاة التنفيذيين أن معدلات نجاح المشروعات ستواصل صعودها.
5- التحلي بالمرونة
من أجل الاستجابة السريعة لظروف السوق المتغيّرة تبنى 71% من المؤسسات الناجحة في إدارة المشروعات في أوروبا أساليب مرنة كجزء من ممارسات إدارة المشروعات الخاصة بهم.
وبالإضافة إلى هذه العناصر الرئيسية الخمسة لإدارة المشروعات، يجب أن يصاحب ذلك مزيج من الصرامة والانضباط والمعايير العالمية للمهارات التقنية وحكمة اتخاذ القرار، والقدرة على القيادة المرتبطة بإدارة المشروعات الاحترافية؛ كي تنجح المؤسسات في تحقيق أهدافها الإستراتيجية.
من المشجع أن المنظمات في جميع أنحاء العالم تحرز تقدمًا كبيرًا في تنفيذ المشروعات بفضل المبادرات الإستراتيجية التي تقود للتغيير.
وبحسب تقرير حول أداء إدارة المشروعات الصادر من معهد إدارة المشروعات - وهو مؤسسة أمريكية غير ربحية تعنى بإدارة المشروعات وتطويرها عالميًا - شهد العام الماضي زيادة في عدد المشروعات التي تنجز أهدافها وفي حدود الميزانية وذلك للمرة الأولى منذ خمس سنوات.
وقال المعهد في تقرير نشرته مجلة «بولتيكو» في نسختها الأوروبية إن هناك انخفاضًا بنسبة 20 % في الأموال المفقودة بسبب الأداء الضعيف للمشروع، حيث تخسر المؤسسات حاليًا 9.7 % في المتوسط بما يعادل 97 مليون يورو، مقابل كل مليار يورو يجري استثماره. وهذا يعني انخفاض التكاليف وارتفاع مستوى الأداء وتحسن خدمة العملاء ورضا المساهمين وخلق ميزة تنافسية أكبر.
ويقترح التقرير أنه في ظل سعى المؤسسات العامة والخاصة في جميع أنحاء أوروبا لتحقيق «رؤية أوروبا 2025»، يتعيّن عليها الالتزام بالممارسات التالية للوصول إلى أفضل أداء.
1- تعزيز الموهبة
يتصدر امتلاك المواهب لتنفيذ المبادرات الإستراتيجية أهم عوامل النجاح وهذا يعني تطوير المهارات الإدارية والقيادية ومهارات إدارة الأعمال للمهنيين العاملين في المشروعات. ويسهم تطوير المهارات بحسب الإحصاءات في زيادة معدل تحقيق الشركات أهداف مشروعاتها بنسبة 32%.
2- الحفاظ على المكاسب
غالبًا ما يوصف المشروع بأنه ناجح في حال اكتماله في الوقت المحدد أو وفق الميزانية المحددة له. ولكن هناك مفهومًا جديدًا حول إدارة المكاسب، بحيث تتصف بالشمولية بداية من تحديد المكاسب في بداية المشروع وضمان تحقيقها واستدامتها بعد اكتمال المشروع. وتعد استدامة المكاسب هي المفتاح لضمان بلوغ المشروعات لأعلى قيمة، حيث إن اكتمالها ليس مقياسًا نهائيًا لقيمتها. وتشمل استدامة المكاسب اتخاذ المنظمات الناجحة إجراءات لتحديد الفوائد المستهدفة ومراقبة التقدم نحو تحقيقها طوال دورة حياة المشروع وما بعدها.
3- القدرة على التنسيق
يمكن أن يساعد استخدام مكتب إدارة المشروع كهيئة مركزية في سد الفجوة بين الرؤية الإستراتيجية رفيعة المستوى والتنفيذ الميداني الناجح.
وتواصل النسبة المئوية للمنظمات التي لديها مكتب مدير عام للمشروع الاتجاه الصعودي من 61% في عام 2007، إلى 71% حاليًا. وأشار التقرير إلى أن الكثير من الشركات الأوروبية بدأت في إضافة وظيفة منسق عام لإدارة المشروع؛ مما ساهم في رفع معدل تحقيق الأهداف إلى 38%، بينما انخفض معدل التعثر بنحو 33% للمشروعات التي تبنت هذ النهج.
ويتركز دور المنسق في التأكد من تعاون جميع مستويات الشركة لإتمام المشروع والتأكد من أن كل مستوى في كل مرحلة يقوم بأفضل الممارسات لإنجاحه وتوافر جميع الأدوات اللازمة لذلك.
4- تعزيز دور الرعاة التنفيذيين
توضح الدراسة أن الراعي التنفيذي الذي يتم إشراكه يصبح المحرك الرئيسي لقدرات المشروعات على تحقيق أهدافها الأصلية ويستخدم أفضل الرعاة التنفيذيين موقعهم ونفوذهم لإزالة العوائق واتخاذ قرارات سريعة وفعّالة بالإضافة إلى ضمان تخصيص الموارد المناسبة.
ويمكن للمنظمات أن تستفيد من الرعاة التنفيذيين على أفضل وجه من خلال تركيز جهودها فقط على أكثر المبادرات أهمية في الأعمال التجارية. وارتفعت نسبة اعتماد المشروعات على الرعاة بنسبة 62% في 2017 مقارنة ب 59% في عام 2016. ويعني استخدم الرعاة التنفيذيين أن معدلات نجاح المشروعات ستواصل صعودها.
5- التحلي بالمرونة
من أجل الاستجابة السريعة لظروف السوق المتغيّرة تبنى 71% من المؤسسات الناجحة في إدارة المشروعات في أوروبا أساليب مرنة كجزء من ممارسات إدارة المشروعات الخاصة بهم.
وبالإضافة إلى هذه العناصر الرئيسية الخمسة لإدارة المشروعات، يجب أن يصاحب ذلك مزيج من الصرامة والانضباط والمعايير العالمية للمهارات التقنية وحكمة اتخاذ القرار، والقدرة على القيادة المرتبطة بإدارة المشروعات الاحترافية؛ كي تنجح المؤسسات في تحقيق أهدافها الإستراتيجية.