اعتمد صاحب السمو الملكي الأمير الدكتور منصور بن متعب بن عبدالعزيز وزير الشؤون البلدية والقروية عدداً من التوصيات لتنظيم وتفعيل اللقاءات والاجتماعات التي تعقدها أمانات المناطق والمحافظات مع رؤساء البلديات المرتبطة بها بما يسهم في تبادل الخبرات والمرئيات والاستفادة من التجارب الناجحة في تطوير وتحسين الخدمات البلدية. وتضمنت التوصيات والتي أصدر سمو وزير الشؤون البلدية والقروية تعميماً للأمانات للعمل بها أن تتولى إدارة التطوير الإداري في كل أمانة مسؤولية تنسيق اللقاءات والاجتماعات الدورية للأمانة مع رؤساء البلديات المرتبطة بها، واعتبار إدارة التطوير الإداري هي المرجع في كل ما يتعلق بهذه اللقاءات. وشملت التوصيات والمقترحات التي أقرها سموه أن يعقد لقاء واحد لكل أمانة مع رؤساء البلديات سنوياً ويخصص لمناقشة موضوع رئيسي يتعلق بأحد مجالات العمل البلدي، على أن يشكل فريق من المختصين في كل أمانة لدراسة أوراق العمل المقترحة من البلديات، وكذلك التجارب المتميزة واختيار أفضلها للعرض خلال هذه اللقاءات، وتوجيه البلديات في نطاق إشراف كل أمانة بتقديم ورقة عمل عن موضوع اللقاء وعرض تجاربها ذات العلاقة، على أن تتولى إدارة التطوير الإداري بالأمانات متابعة ورود هذه الموضوعات والأوراق وترتيبها وعرضها على الفريق المختص بذلك في الأمانة. وتأتي هذه المقترحات والتوصيات التي تم تعميمها، على ضوء ما توصلت إليه دراسة هذا الموضوع من قبل المختصين بالوزارة تتضمن أيضاً تخصيص محور ثابت لاستعراض التجارب المميزة للأمانات والبلديات على أن يكون مكان انعقاد اللقاء في موقع التجربة التي تم اختيارها إذا كانت مرتبطة بموقع معين، كما شملت التوصيات تخصيص محور ثابت في كل لقاء لإلقاء الضوء على توصيات اللقاءات السابقة وتقييم الإجراءات المتخذة حيالها. وتتولى إدارات التطوير الإداري بالأمانات مسؤولية إعداد برنامج وجدول أعمال اللقاءات مع رؤساء البلديات ومكان وموعد الانعقاد على أن تقوم الأمانات بإبلاغ وكالة الوزارة للتخطيط والبرامج بموعد ومكان اللقاء والموضوعات المزمع مناقشتها قبل الموعد المقرر لذلك بمدة شهرين، على أن تقوم إدارات التطوير الإداري بالأمانات بوضع آليات مناسبة لمتابعة تفعيل ما يصدر عن اللقاءات من توصيات ومقترحات وفق جدول زمني محدد بالتنسيق مع الإدارات المختصة في الأمانات. كما تتضمن أيضاً قيام وكالة الوزارة للتخطيط والبرامج بالتنسيق مع الإدارة العامة لتقنية المعلومات بتصميم برنامج اإلكتروني لتنظيم اللقاءات وتوفير قاعدة بيانات لتسهيل عملية التواصل وتبادل المعلومات والاطلاع على نتائجها للاستفادة منها من قبل كافة الجهات المختصة بوزارة الشؤون البلدية والقروية والأمانات والبلديات.
