تعتبر السند الأول وأمانة السر للإدارات العليا لكل جهة ومنشأة في القطاع العام والخاص، وهي الإدارة المعنية بتطبيق الأنظمة واللوائح والسياسات المتعلقة بتسيير الأعمال وتحقيق الأهداف وتعظيم المنافع وحماية الاستثمارات وتقليل المخاطر، والمساهمة في صناعة القرارات، وإعداد الوصف الوظيفي وتحديد المهام والمسؤوليات، والمشاركة في اللجان ومراجعة المحاضر التي يتطلب عملها ذلك، ودراسة المعاملات التي تتضمن مشكلات وتطبيق الأنظمة في المخالفات والتظلمات وإبداء الملاحظات القانونية. ومن جهة أخرى تقوم الإدارة القانونية بتمثيل الجهة أو المنشأة أمام الجهات القضائية كافة في جميع القضايا التي تكون الجهة أو المنشأة طرفا فيها، وتحتفظ بسجلات لكل القضايا تتضمن حالة كل قضية وبياناتها والمستندات والوثائق والمراسلات واسم الممثل القانوني، وتعد الإدارة القانونية تقريراً دورياً عن جميع القضايا يشتمل على ملخص القضية وأطراف النزاع وأسبابه والطلبات والمحكمة المختصة وتوقعات المستشار القانوني، وتختص الإدارة القانونية بمتابعة مخالفات الموظفين وإجراء التحقيقات ومواجهة الموظف بها وتوقيع الجزاء النظامي. وتختص الإدارة القانونية بتحديد الشكل القانوني المناسب للمنشأة ومتابعة إجراءات التأسيس ووضع الهيكل الإداري، ومراقبة القرارات المتعلقة بالمراكز القانونية للعاملين التي لا بد أن تكون نظامية منعا لما قد تثيره من منازعات بدلا من خسارة الوقت والجهد والمال في قضايا معروفة نتائجها سلفا، للحفاظ على سمعة المنشأة من تردد اسمها في ردهات المحاكم في قضايا خاسرة، وتقوم الإدارة القانونية بإعداد الصياغة القانونية لجميع اللوائح والسياسات الداخلية والقرارات اللائحية وقرارات التأديب ومذكرات التعاون والتفاهم والاتفاقيات والعقود سواء كانت عقود شراكة أو استثمار أو توريد أو تشغيل أو تنفيذ أو توظيف أو استشارات أو غيرها، وتعد الإدارة القانونية تقريرا دوريا عن العقود كافة يشتمل على نوع العقد وأطرافه ومدته والتزامات الطرفين، والمراجع والسياسات التي توجه صياغة العقد والملاحظات القانونية خاصة في مجال العقود الكبيرة والمناقصات ومراجعة الشروط الخاصة بالتعاقد وآلية حل المنازعات والقانون الواجب التطبيق وغير ذلك. ونخلص إلى أن أهم دور تقوم به الإدارة القانونية هو تقليل المخاطرة وحماية الجهة أو المنشأة والاستثمار من خلال متابعة كل ما يستجد من الأنظمة واللوائح والسياسات والإجراءات التي قد تؤثر في أعمال الجهة أو المنشأة وحماية رأس مالها وحقوقها المادية والمعنوية، من خلال مراقبة القرارات القانونية وصياغة العقود ومراجعتها، ويمكن للإدارة القانونية الاستعانة بمستشارين خارجيين مختصين أو ممارسين في حالات معينةّ، ونعتقد أن الحصول على المشورة القانونية قبل البدء في اتخاذ القرارات وإجراء التصرفات والتعاقدات يعد ضرورة لحماية الحقوق وضمانة لسلامة الموقف القانوني للجهة والمنشأة، وليس بعد وقوع المخالفات والنزاعات القانونية.!
