10 برامج عمل في الخطة التشغيلية وإحداث نقلة نوعية تحقيقاً للتطلعات

مدير عام مكتب إرشاد حافلات نقل الحجاج . . أسرة ل (الندوة) : هدفنا إيصال الحافلات بأمان في زمن مستهدف يتناسب مع خطة السير رصد بيانات الحافلات آليا وتطوير الخريطة الارشادية وزيادة السعودة

كشف مدير عام مكتب ارشاد الحافلات الناقلة للحجاج المهندس فيصل عبدالرحمن أسرة، عن الخطة التشغيلية للمكتب لحج هذا العام، وأبان في حوار مع (الندوة) الى احداث نقلة نوعية في مسيرة المكتب التطويرية لموسم حج 1429ه تحقيقاً لتطلعات ولاة الأمر الذين سخروا كل الطاقات والامكانيات لنيل رضا الله ثم راحة حجاج بيت الله الحرام.
| بداية نود أن تعرفنا على خطة المكتب لحج هذا العام ؟
|| برامج العمل الرئيسية لخطة هذا العام 1429ه تشتمل على عشرة برامج عمل رئيسية وهي كالتالي: مسارات ارشاد الحافلات ومحطات وآليات العمل ، التنظيم المالي والإداري ، تعيين الموظفين والمرشدين، التدريب والتأهيل ، البحوث والدراسات والتطوير، تجهيزات المكتب ومواقع محطات العمل، الحاسب الآلي وتقنية المعلومات ، الخرائط الارشادية ونظم المعلومات الجغرافية، العلاقات العامة والاعلام والشريط التوعوي، والتوصيف الوظيفي.
وتتمثل أهم برامج عمل الخطة التشغيلية لموسم حج 1429ه في المحافظة على الاستمرار لتطوير مستوى الأداء لخدمات مركز الحاسب الآلي وتقنية المعلومات حيث سيتم الاستمرار في تطوير اجراءات رصد البيانات المعلوماتية للحافلات بطرق آلية متطورة وتقنية مثل ما حصل في العام الماضي 1428ه ، وتطوير الخريطة الارشادية والتي تحتوي على عناوين مجموعات الخدمة الميدانية في مكة المكرمة والدور السكنية في المدينة المنورة.
خبرة المرشد
| ما المهام الأساسية المناطة بالمكتب؟
|| توفير مرشد مؤهل ذي خبرة بالطرق والاتجاهات ومزود بالخرائط الارشادية اللازمة لارشاد الحافلات الناقلة للحجاج خلال مرحلة القدوم من مراكز الاستقبال إلى مقار مجموعات الخدمة الميدانية التابعة لمؤسسات أرباب الطوائف بكل يسر وسهولة وخلال زمن وجيز ، والقيام بخدمة ضيوف الرحمن منذ لحظة وصولهم إلى المملكة وذلك من خلال المساهمة في الخدمات التي تقدمها الدولة ومؤسسات أرباب الطوائف والنقابة والجهات الأخرى المعنية بخدمة ضيوف الرحمن وبما يضمن أدائهم لمناسكهم بكل يسر وسهولة، وتوفير البيانات الدقيقة والموثقة عن الحافلات إلى كل من مؤسسات أرباب الطوائف والنقابة والأجهزة الحكومية الأخرى ذات الصلة بخدمة الحجاج وذلك من خلال تطوير الإجراءات وتوثيق معلومات الحافلات باستخدام الحاسب الآلي ، والمساهمة في تنفيذ برامج الدولة لتنمية الموارد البشرية وتطويرها من خلال توفير وظائف موسمية للشباب السعودي وتأهيلهم وتدريبهم للعمل في المكتب ويتمثل الهدف الرئيسي للمكتب في: ارشاد وايصال حافلات نقل الحجاج إلى مقار مجموعات الخدمة الميدانية بأمن وطمأنينة وخلال زمن مستهدف يتناسب مع خطة السير، بالاضافة إلى توفير المعلومات الدقيقة والسريعة عن بيانات الحافلات والحجاج لمؤسسات الطوافة والنقابة العامة للسيارات وأي جهات أخرى مستفيدة.
الخطة التشغيلية
| ماذا عن الخطة التشغيلية لهذا العام؟
|| يعتمد نجاح تحقيق أهداف الخطة ووضع مرتكزاتها موضع التنفيذ على الآليات والخطوات الاجرائية التي سيتم اتباعها، ومن خلال الدروس المستفادة والمتغيرات التي طرأت على فرضيات خطة عام 1428ه ، فإن المرتكزات المقترحة لخطة موسم حج 1429ه تشمل ما يلي:
أولاً: التعامل مع تعدد مكاتب الخدمة والمؤسسات في الحافلات: التنسيق الدقيق والمسبق مع الجهات المعنية في منافذ الوصول في مركزي الاستقبال بالجموم وطريق جدة والمدينة المنورة.
-طرح المشكلة ومناقشتها مع كافة الأطراف المعنية ومحاولة ايجاد حلول متوازنة تتناسب مع متطلبات خطط التشغيل لكل جهة وتوثيق ذلك واعتمادها لتكون موضع التنفيذ والالتزام من كافة الاطراف.
- احاطة وزارة الحج ومؤسسات الطوافة لحث بعثات الحج بالالتزام باعداد المجموعات في الطائرات نظراً لما تمثله هذه المخالفة من تبعات يتحمل سلبياتها الحاج في المقام الأول .
ثانيا: كيفية زيادة فعالية ارشاد الحافلات من حيث زمن وصولها:
- زيادة فاعلية آليات رصد بيانات الحافلات وزمن المغادرة والوجهة وتوثيقها حاسوبياً وارسالها بالسرعة الكافية لمحطة القدوم ليمكن متابعة حركتها بدقة وكفاءة.
- زيادة فاعلية ابلاغ ( غرفة المتابعة والتنسيق) بمكة المكرمة والمدينة المنورة عن معلومات الحافلات المغادرة منافذ الوصول أولاً بأول وذلك عن طريق الآليات المقترحة لتطوير شبكة الحاسب الآلي.
- النظر في زيادة الفرق الميدانية وفاعليتها وتجهيزاتها التشغيلية لمتابعة حالة الحافلات داخل الأحياء والطرقات.
- تفعيل المراقبة الميدانية لحركة المرشدين وتدريبهم والتأكد من التزامهم بمتطلبات انجاز تسديد وصول الرحلات أولاً بأول.
ثالثا: مقترحات التعامل مع تأخر وصول عناوين مجموعات الخدمة:
- الاتصال المبكر مع مؤسسات الطوافة لضرورة توفير العناوين بوقت كاف لا يتجاوز نهاية شهر شوال وبداية شهر ذي القعدة لإعداد الخرائط الارشادية لكل مجموعة خدمة ميدانية .
- الاتصال والمتابعة مع مؤسسات الطوافة لتوفير أكبر قدر من المعلومات عن العناوين المطلوبة لتوجيه المرشدين بها مع عدم احتساب لزمن الرحلة أو محاسبة المرشدين في حالات الضياع بسبب عدم معرفة العناوين.
- سيتم انزال وتثبيت العناوين على الخرائط الارشادية فور وصولها وتفعيل استخدامها وسيراعى الزمن المستغرق لعمل ذلك.
وتوقع قيام 620 مرشداً في مركز استقبال جدة - مكة المكرمة لمرافقة أكثر من 18.000 رحلة متوقع وصولها لمكة المكرمة من مطار الملك عبدالعزيز بجدة وميناء جدة الإسلامي.
- توقع قيام 650 مرشداً في محطة الجموم لمرافقة أكثر من 19.500 رحلة متوقع وصولها لمكة المكرمة من المدينة المنورة والجحفة في مرحلة القدوم.
- تعيين 600 مرشد في محطة المدينة المنورة لارشاد الحافلات من المطار ومركز الهجرة إلى المساكن في مرحلة القدوم فقط.
- توثيق جميع العمليات الميدانية والإجرائية وحركة الحافلات عن طريق الحاسب الآلي من خلال البرنامج والذي صمم لهذا الشأن.
- توثيق جميع مراحل أعمال المكتب منذ البداية إلى نهاية العمل في جميع مواقع العمل في شريط اعلامي وملف صحفي متكاملين ويعتبران جزءاً لا يتجزأ من التقرير الختامي لأعمال المكتب.
- عدد الحجاج المستهدف والمتوقع خدمتهم هو (1.750.000) حاجً.
| ما الجديد في الخطة لهذا العام ؟
|| يعتزم المكتب في موسم حج 1429ه العمل على تنفيذ الأعمال الادارية والمالية تقنياً بمتابعة واشراف قسم الحاسب الآلي وتقنية المعلومات لتسهيل سرعة إنجاز مهام أقسام المكتب: العمل على حصول المكتب على شهادة الأيزو العالمية في النطاق الخدمي، تطوير موقع المكتب على شبكة الانترنت وادخال البريد الالكتروني ، وأنظمة الرحلات وحركة الحافلات والمرشدين، تفعيل أنظمة رسائل الجوال التلقائية (SMS) لايصال المعلومات للمعينين من الإداريين والمرشدين, تفعيل أنظمة الكاميرا الرقمية في التقاط الصور من الموظفين والمرشدين، تفعيل أنظمة الاجراءات المالية والأعمال المحاسبية وتسديد العهد ، تطوير الخرائط الارشادية في مكة المكرمة والمدينة المنورة وفق التعديلات الجديدة للمناطق السكانية والشوارع ، زيادة لوحة تفصيلية داخل اطار الخريطة توضح الموقع والمجاورين بدقة وتفصيل أكثر ، وزيادة سرعة البرنامج، ادخال الشريط الاعلامي ودليل المرشد ضمن البرنامج التدريبي للمرشدين ، والتعاقد مع جهة متخصصة (وكالة اعلامية) ، التركيز على الجانب العملي الميداني في التدريب بشكل أكبر، سيتم زيادة الجانب الانساني والعلاقات العامة في البرنامج التدريبي للمرشدين ، كما سيتم عقد دورة تدريبية للموظفين الاداريين والعاملين في محطات العمل لاعطاء جرعات علمية وعملية في كيفية حسن التعامل مع حجاج بيت الله الحرام وغيرهم والمهام والمسؤوليات المكلفين بها على أكمل وجه.
وتتولى الادارة العامة للمكتب من خلال مركزها الرئيسي بمكة المكرمة الاشراف على محطات العمل، ويعتزم المكتب لموسم حج 1429ه العمل على الحصول على شهادة الأيزو العالمية في النطاق الخدمي (مستجد في الخطة لهذا العام) .
ويتم حصر جميع محاضر (اثبات حالة ) المتعلقة بعمل المرشدين ومكاتب الخدمة وعمل تقارير بها ورفعها للمدير العام للمكتب.
- اعداد احصائيات يومية بأعداد الحافلات والمرشدين مع عمل رسومات بيانية مقارنة بالعام الماضي.
- حصر الحافلات الواصلة إلى مكة المكرمة دون المرور بمركز استقبال الحجاج بطريق جدة - مكة أو المدينة مكة.
- متابعة أعداد المرشدين بالمحطات ، وتحديد احتياج كل محطة بناء على اعداد الحافلات المتوقع وصولها.
- استقراء النقص في أعداد المرشدين في المحطات والتنسيق المباشر مع مدير عام المكتب أو نائبه.
- التنسيق مع قسم الحركة الميدانية لتزويدهم بالاحصائيات الضرورية لاعداد المرشدين المتواجدين بالمحطات لتكثيف عملية التجمع داخل مكة المكرمة والمدينة المنورة.
- البدء في تنفيذ خطة متابعة الحافلات عبر نظام الهاتف الجوال.
وتتولى غرفة الاتصالات اللاسلكية وضع آليات العمل الخاصة بتوجيه النداءات واستقبال البلاغات ورصدها في الحاسب الآلي ومتابعة تسديد البلاغات وذلك داخل مكة المكرمة واستقبال النداءات الواردة من المدينة المنورة ، وادخال الرقم المجاني للمكتب لتوجيه المرشدين أثناء قيامهم بعملهم الميداني وتلقى الملاحظات وكذلك استخدام أجهزة برافو للعاملين بمحطات العمل.
مرافقة الحافلات
| بماذا يختص مركز استقبال الحجاج بطريق جدة/مكة؟
|| يختص مركز استقبال الحجاج بطريق جدة/مكة المكرمة في استقبال الحافلات القادمة من مطار الملك عبدالعزيز بجدة وميناء جدة الاسلامي وقيام المرشدين المتواجدين في المركز بمرافقة وارشاد حافلات نقل الحجاج من مركز الاستقبال وايصالها إلى مواقع مجموعات الخدمة الميدانية في مكة المكرمة في أمن وطمأنينة وخلال زمن مستهدف يتناسب مع خط السير مصطحبين معهم الخرائط الارشادية.
وأما مركز استقبال الحجاج بالجموم فيختص باستقبال الحافلات القادمة من المدينة المنورة والمبلغ عن أعدادها عن طريق أجهزة الاتصال اللاسلكي والمحملة بالحجاج وكذلك الحافلات القادمة من المطار مروراً بالجحفة لبعض جنسيات الحجاج والمرسل معلوماتها عن طريق الحاسب الآلي بالمطار وإنهاءاجراءات الجوازات حسب جنسية الحجاج ثم مرافقة المرشد لايصال الحافلة إلى موقع مجموعة الخدمة في مكة المكرمة حسب الزمن المستهدف.
وأما محطة المدينة المنورة فتختص بمرافقة مرشدين مع حافلات الحجاج الواصلين لمطار الأمير محمد بن عبدالعزيز ومركز الهجرة لدور السكن والمكاتب الميدانية التابعة لمؤسسة الأدلاء في المدينة المنورة وذلك خلال مرحلة القدوم فقط.
دورات المرشدين
| ماذا عن تأهيل المرشدين لأداء المهمة؟
|| تم في العام الماضي 1428ه بالاستمرار في الخطة الاستراتيجية العامة لتدريب المرشدين وتم تدريب المرشدين في مكة المكرمة ب (800) متدرب ، وتم اقامة الدورة التدريبية للمرشدين في كل من مكة المكرمة والمدينة المنورة باشراف مباشر من قبل الإدارة العامة للمكتب ممثلة في قسم التدريب والتأهيل والاستفادة من المكاتب التدريبية المتخصصة لتدريب وتأهيل المرشدين الراغبين في مهمة ارشاد الحافلات الناقلة للحجاج لموسم حج 1429ه في مكة المكرمة والمدينة المنورة، والدورات هي : دورة تدريبية للمرشدين المستجدين والذين لم يتدربوا العام الماضي سواء في مكة المكرمة أو المدينة المنورة ، وهي مجاناً لتأهيلهم للعمل كمرشدي حافلات في المكتب، وتم التركيز في محاور الدورة على الجوانب التالية: الجانب التطبيقي الميداني بشكل أكبر وموسع ، تقديم بعض التوجيهات النظرية في كيفية التواصل الايجابي مع الآخرين والعلاقات الإنسانية ، التعريف بالمكتب وأهدافه، التعريف بالعملية الارشادية، المهام والواجبات قبل الرحلة وأثناء الرحلة وبعد الرحلة وكيفية تنفيذ هذه المهام بكل فاعلية واهتمام ، وتمكين المرشد من قراءة الخريطة الارشادية ، وتطبيق ذلك ميدانياً وفق خطة تم الاتفاق عليها،.
إيصال المعلومات آليا
| لمركز الحاسب وتقنيات المعلومات جانب هام في تطوير العمل؟
|| يتولى مركز الحاسب الآلي وتقنية المعلومات وضع الآليات الخاصة بتوثيق المعلومات الخاصة بالرحلات القادمة من مطار الملك عبدالعزيز بجدة والميناء وكذلك القادمة من المدينة المنورة في اتجاه مكة المكرمة وكذلك رحلات الحافلات المتجهة من مركز الهجرة ومطار الملك محمد بن عبدالعزيز بالمدينة المنورة ومطار الملك عبدالعزيز بجدة في اتجاه المدينة المنورة واصدار التقارير اليومية عن معدلات الأداء وسرعة ايصال المعلومات الكترونياً ، وتوثيق جميع المعلومات الخاصة بالعاملين في المكتب من اداريين وموظفين ومرشدين بمكة المكرمة والمدينة المنورة وحفظها في قاعدة البيانات الشاملة لبرنامج الحاسب الآلي الخاص بالمكتب.
يمكن تقسيم المهام إلى :
- فترة ما قبل التشغيل:
- تجميع الملاحظات من أقسام المكتب المختلفة على آلية عمل البرنامج للعام الماضي.
- الاشراف على الشركة المنفذة للبرنامج للقيام بالتعديلات وتنفيذ البرامج الجديدة.
- تحليل نظام المعلومات حسب احتياجات الأقسام المختلفة.
- تطوير موقع المكتب على شبكة الانترنت.
- التنسيق مع الجهات المختصة لربط كافة نقاط المكتب بشبكة الكترونية واسعة المدى بين المراكز المختلفة للمكتب.
- متابعة صيانة شبكة الاتصال الالكترونية الداخلية في كل من المراكز الرئيسية الستة وهي:
- المقر الرئيسي للإدارة العامة للمكتب في مكة المكرمة.
- طريق جدة/مكة السريع للحافلات القادمة من مطار الملك عبدالعزيز بجدة وميناء جدة الاسلامي.
- مطار الملك عبدالعزيز بجدة.
- مركز استقبال الجموم للحافلات القادمة من المدينة المنورة والجحفة.
- المدينة المنورة (مطار الأمير محمد بن عبدالعزيز).
- المدينة المنورة (محطة استقبال الحجاج بالهجرة).
- حصر حاجة المكتب من كافة مستلزمات المكتب من أجهزة حاسب آلي وملحقاته.
- عمل الصيانة الدورية لأجهزة الحاسب الآلي والتأكد من فاعليتها.
ثانيا: فترة التشغيل التجريبي:
- تشغيل الأنظمة البرمجية المتكاملة لكامل النظام.
- اختيار و تدريب مدخلي الحاسب الآلي العاملين بالمكتب.
- تدرييب وضع خطوط اتصال بديلة في حالة تعطل خطوط الاتصال الرئيسية بين المواقع.
ثالثا: فترة التشغيل الفعلي:
- الاشراف على سير عمل مدخلي البيانات في المحطات.
-متابعة وتحديث الصفحة الرئيسية للمكتب بالموقع على موقعها بالانترنت.
- توفير الدعم الفني لأنظمة الحاسب الآلي والشبكات في كل من المراكز الرئيسية بمكة المكرمة والمدينة المنورة.
- عمل التقارير الدورية حسب الحاجة للأقسام الادارية ليتسنى لها اتخاذ القرارات المناسبة.
- تحديث آليات العمل بما يضمن صحة ودقة المعلومات الموجودة في قاعدة البيانات.
أما المشاريع الجديدة المزمع تنفيذها باشراف قسم تقنية المعلومات وهي:
- نظام الشؤون المالية.
- نظام المستودعات والعهد.
- نظام رسائل الجوال التلقائية لتوصيل رسائل شؤون الموظفين.
- ادخال خدمة الانترنت والبريد الالكتروني ، استخدام الكاميرا الرقمية في التقاط الصور للموظفين والمرشدين ، أنظمة الرحلات وحركة الحافلات والمرشدين.
والمشاريع التي سيدخل عليها تطوير بإشراف قسم تقنية المعلومات فهي:
- نظام التوظيف الموسمي.
- نظام الرحلات بالمدينة المنورة.
- الصفحة الرئيسية للمكتب.
- نظام شبكة الحاسب لتوصيل فروع المكتب بعضها ببعض.
- متابعة ربط مقر وزارة الحج ببيانات وصول الحافلات عبر طرفية خاصة مع القيام بتحسين في تلك الشاشات.
- تحديث الشبكة وخوادمها في مركز المطار والجموم والشميسي والمقر الرئيسي والمدينة المنورة.
- متابعة وتحسين تدريب جميع مستخدمي أجهزة الحاسب الآلي على استخدام البرنامج.