مهمة الرقابة التأكد من أن ما أُنجز مطابق لما هو مقرر في الخطة

مكونات العملية الإدارية

تتكون العملية الإدارية من عدة وظائف يقوم بها المشرفون أثناء ممارستهم للوظيفة الإشرافية متمثلة في الوظائف التالية: التخطيط، التنظيم، التوجيه، الرقابة، وفيما يلي شرح مختصر لكل وظيفة منها:
التخطيط
التخطيط نشاط تقوم به الإدارة لتحديد ما تريد أن تعمل، وماذا يجب عمله، وأين، ومتى، وكيف، ومن يقوم به، وما هي الموارد المطلوبة لأداء العمل؟ ومن هذا المنطلق فإن التخطيط يوضح الإطار الشامل والتفصيلي للأهداف والخطط والخطوات والمراحل والعناصر المطلوبة لتحقيق الاهداف.. والتخطيط نشاط مهم للإدارة لأنه لا بد من تحديد الأهداف حتى تكون واضحة للإدارة والافراد فيها وتكون مقبولة لديهم، كما أنه من الضروري تحديد الخطوات التي تُوصل لهذه الأهداف حتى يتمكن الأفراد من العمل سوياً لتحقيقها.. والتخطيط هو الأساس لبقية وظائف الإدارة الأخرى إذ لا يمكن وضع تنظيم في غياب الاهداف الواضحة للوحدة الإدارية او توجيه وقيادة الافراد في عدم وضوح أساليب العمل وخطواته وإجراءاته لديهم.
كما أنه من العبث وجود رقابة أو متابعة في ظل عدم وجود المعايير التي يمكن بها قياس نتائج العمل والتعرف إلى أي مدى تتفق مع المعايير المحددة سلفاً. ويساهم التخطيط في وجود الثقة نتيجة لوضوح الاهداف لدى رئاسة الجهة ومديري الوحدات الإدارية فيها والعاملين بها، وسبل إنجازها مما يساهم في توضيح الأدوار وحصر المسؤولية بشكل مستمر مع زملائه في العمل سواء كان رؤساءه أو مرؤوسيه أو من كانوا في نفس المستوى التنظيمي أو غيرهم في المنظمة.
وتعتبر وظيفة التوجيه من أصعب الوظائف الإدارية لكونها تتأثر بعدة عناصر وهي المشرف والمرؤوسون والموقف.. إنها تتأثر بشخصية المشرف واسلوبه الإشرافي وخلفيته العملية والعلمية في أساسيات الإدارة والسلوك التنظيمي المتعلق بفهم سلوك العاملين وما يدفعهم للعمل، كما أن فهم العوامل في بيئة العمل المؤثرة في ماهية وكيفية إنجاز الأعمال في غاية الأهمية.. لذا فإن إيجاد بيئة عمل تُمكِّن العاملين من الأداء بتميز ورغبة عنصر أساسي في التوجيه. إن هذه العناصر متفاعلة بمعنى ان كل واحد منها يؤثر في العنصرين الآخرين ويتأثر بهما.
يتفهم المشرف الناجح المواقف المختلفة في العمل ويركز في إشرافه على الاهتمام بالعمل بحيث يوجه المرؤوسين إلى إنجاز المهام بجودة عالية وضمن جداولها الزمنية المحددة لها، كما يهتم في نفس الوقت بالعنصر الإنساني في الجهة من خلال فهم سلوك الموظفين لديه ودوافع العمل لديهم وإيجاد بيئة العمل المحفِّزة لهم لإنجاز مهامهم.. إن التركيز على عنصر دون الآخر يسبب خللاً في أسلوب الإشراف ولا يساعد على وجود بيئة عمل مناسبة لتحقيق أهداف الوحدة الإدارية.. كما أن توجيه العاملين بفاعلية يتطلب فهم المشرف لقدرات العاملين ونضجهم الوظيفي والنفسي، ونقصد بالنضج الوظيفي مدى توفر المهارات والخبرات الضرورية لإنجاز المهام المعطاة له، بينما يشير النضج النفسي إلى مدى توفر الالتزام والرغبة لدى الموظف في تحمل مسؤوليات وظيفية تتناسب مع المهام المراد إنجازها.. لذا فإنه كلما كان النضج الوظيفي والنفسي متوفراً كلما تطلب من المشرف تفويض الموظف لإنجاز المهام المعطاة له، بينما يحتاج الموظف إلى المساندة والتدريب إذا كان أي من النضج الوظيفي والنفسي لا يتناسب مع متطلبات المهام الموكلة إليه، وحيث لا يكفي من وظيفة التوجيه إصدار المشرف التوجيهات والأوامر الإدارية السليمة وضمان فهمها، لكن أيضاً يتطلَّب تقبلها من جانب العاملين ثم حثهم على تنفيذها والتحمس لها، وكذلك إيجاد بيئة عمل محفزة، وهذا بدوره يسهل عملية التوجيه وتقبلها والتفاعل معها.. فقد تكون عملية التوجيه في حد ذاتها وطريقتها والأسلوب الذي يتبعه المشرف عاملاً أساسياً في وجود بيئة عمل غير مناسبة مما يعزز من وجود مقاومة التوجيهات أو إفراز مواقف سلبية لها، ويمكننا إيجاز المسؤوليات الرئيسية للتوجيه في التالي:
- إصدار التوجيهات والأوامر الإدارية السليمة والواعية والمفيدة.
- حث وتحريك المرؤوسين نحو التقبل والتحمس والتنفيذ لما هو مطلوب.
- العمل على تنمية مناخ من التفاعل الإيجابي في العمل.
- اشتمال التوجيهات على التوازن بين عنصري الاهتمام بالعمل التي تركز على الإنتاجية والجودة في إنجاز الاعمال وعنصر الاهتمام بالإنسان والذي يركز على فهم سلوك العاملين والحوافز الدافعة للعمل لديهم والعمل على المساهمة في تحقيقها.
- فهم المشرف لما يصدره من توجيهات والثقة في نفسه وفي المرؤوسين من تمكنهم من تنفيذها وكذلك إدراكه لمشاعرهم وأحاسيسهم وقدراتهم حيال تنفيذها.
- التعرف على ردة الفعل أو استشعراها لدى المتلقي ومحاولة مواجهة السلبي منها والاستماع للمتلقي إن كانت له تعليقات أو ملاحظات أو استفسارات حتى يطمئن على ما سيقوم به وخاصة عندما يُسند إليه عمل أو مهمة غير روتينية يتطلبان إيضاح كثير من الجوانب ليسهل إنجازها.
الرقابة
الرقابة تعني التحقق من تنفيذ عمليات التخطيط والتنظيم من أوسع معانيه، والتأكد من أن ما يتم إنجازه هو مطابق لما تقرر في الخطة الموضوعة. وتتداخل الرقابة - بالمعنى المُشار إليه أعلاه - مع جميع العمليات الإدارية التي هي في الواقع نشاط واحد ومنسجم ومتماسك، فالتخطيط يُعنى بتعريف الاهداف وايضاح الوسائل المؤدية إليها، كما نجد أن تنظيم عملية تحريك هذه الأنشطة بتقسيم العمل وربط التقسيمات مع بعضها عن طريق التنسيق.. أما التوجيه فإنه يقوم على التأثير على الآخرين من خلال القيادة والاتصال لأداء المهام، ثم تأتي الرقابة للتأكد من أن جميع الأنشطة المحدة يتم تحريكها حسب المسار المخطط له.. ومن هنا يأتي التلازم والترابط بين التخطيط والرقابة فلا يمكن أن يكون هناك رقابة فاعلة بدون تخطيط، ولهذا فإنه يشتراط في وجود رقابة فاعلة وجود خطط وتنظيم فاعل؛ فكلما كانت الخطط واضحة كلما سهل القيام بوظيفة الرقابة، وتكون الرقابة الفاعلة متلازمة ومسايرة للأداء بحيث لا تؤجل الرقابة حتى انتهاء العمل إذ إن الهدف منها ليس تدوين القصور في الأداء لذاته وإنما العمل بشكل مستمر للتعريف على الانحرافات للقيام بتصحيحها وتجنب حدوث المشاكل في الأداء ومعالجتها قبل أن تستفحل.
ويقوم المشرف بوظيفة الرقابة فيقيس درجة أداء النشاطات التي تتم في الوحدة الإدارية ويتم مقارنة ذلك بمعدلات مستويات الأداء للتحقق من تحقيق الأهداف.
المصدر:
(مرشد المدير في الخدمة المدنية).