رئيس لجنة مراقبة وقف النار يصل لبنان    وفاة والد الأستاذ سهم الدعجاني    نفاذ تذاكر "كلاسيكو" الاتحاد والنصر    «فار مكسور»    طبيب يواجه السجن 582 عاماً    مطربة «مغمورة» تستعين بعصابة لخطف زوجها!    بسبب المخدرات .. نجوم خلف قضبان السجن!    مركز الملك سلمان لأبحاث الإعاقة يوقع عددًا من مذكرات التفاهم    التشكيلي الخزمري: وصلت لما أصبو إليه وأتعمد الرمزية لتعميق الفكرة    الملحم يعيد المعارك الأدبية بمهاجمة «حياة القصيبي في الإدارة»    تقدمهم عدد من الأمراء ونوابهم.. المصلون يؤدون صلاة الاستسقاء بالمناطق كافة    «كورونا» يُحارب السرطان.. أبحاث تكشف علاجاً واعداً    ساعتك البيولوجية.. كيف يتأقلم جسمك مع تغير الوقت؟    الرياض يتغلّب على الفتح بثنائية في دوري روشن للمحترفين    في عهد الرؤية.. المرأة السعودية تأخذ نصيبها من التنمية    هل يمكن للبشر ترجمة لغة غريبة؟ فهم الذكاء الاصطناعي هو المفتاح    «قمة الكويت».. الوحدة والنهضة    مملكة العطاء تكافح الفقر عالمياً    اكتشافات النفط والغاز عززت موثوقية إمدادات المملكة لاستقرار الاقتصاد العالمي    مرآة السماء    ذوو الاحتياجات الخاصة    «مبادرات التحول الاقتصادي».. تثري سوق العمل    الاتحاد السعودي للملاحة الشراعية يستضيف سباق تحدي اليخوت العالمي    انطباع نقدي لقصيدة «بعد حيِّي» للشاعرة منى البدراني    عبدالرحمن الربيعي.. الإتقان والأمانة    رواد التلفزيون السعودي.. ذكرى خالدة    روضة الآمال    قيمة الهلال السوقية ضعف قيمة الأندية العربية المشاركة في المونديال    المغرد الهلالي محمد العبدالله: لا مكان لنيمار والمترو الأفضل وحلمي رئاسة «الزعيم»    هيئة الترفيه وأحداثها الرياضية.. والقوة الناعمة    فصل التوائم.. البداية والمسيرة    «متلازمة الغروب» لدى كبار السن    نائب وزير الموارد البشرية يزور فرع الوزارة والغرفة التجارية بالمدينه المنورة    إنصاف الهيئات الدولية للمسلمين وقاية من الإرهاب    «COP16».. رؤية عالمية لمكافحة التصحر وتدهور الأراضي    "راديو مدل بيست" توسع نطاق بثها وتصل إلى أبها    كابوس نيشيمورا !    بالله نحسدك على ايش؟!    الاستدامة المالية    لولو تعزز حضورها في السعودية وتفتتح هايبرماركت جديداً في الفاخرية بالدمام    رسائل «أوريشنيك» الفرط صوتية    وكالة الطاقة الذرية: إيران تخطط لتوسيع تخصيب اليورانيوم بمنشأتي نطنز وفوردو    حملة توعوية بجدة عن التهاب المفاصل الفقارية المحوري    مفتي عام المملكة ونائبه يستقبلان مدير فرع الرئاسة بمنطقة جازان    أمير تبوك يستقبل المواطن مطير الضيوفي الذي تنازل عن قاتل ابنه    برنامج مفتوح لضيوف خادم الحرمين الشريفين للعمرة والزيارة "بتلفريك الهدا"    رئيس مجلس أمناء مركز الملك سلمان لأبحاث الإعاقة يعقد اللقاء السابع عشر    وزير الخارجية يصل الكويت للمشاركة في الدورة ال 162 للمجلس الوزاري التحضيري للمجلس الأعلى الخليجي    بالتضرع والإيمان: المسلمون يؤدون صلاة الاستسقاء طلبًا للغيث والرحمة بالمسجد النبوي    الدكتور عبدالله الوصالي يكشف سر فوزه ب قرص الدواء    إنسانية عبدالعزيز بن سلمان    أمير حائل يعقد لقاءً مع قافلة شباب الغد    أكدت رفضها القاطع للإبادة الجماعية بحق الفلسطينيين.. السعودية تدعو لحظر جميع أسلحة الدمار الشامل    محمد بن عبدالرحمن يشرّف حفل سفارة عُمان    رئيس مجلس الشيوخ في باكستان يصل المدينة المنورة    أمير تبوك يقف على المراحل النهائية لمشروع مبنى مجلس المنطقة    هيئة تطوير محمية الإمام تركي بن عبدالله الملكية ترصد ممارسات صيد جائر بالمحمية    هنآ رئيس الأوروغواي الشرقية.. خادم الحرمين الشريفين وولي العهد يعزيان القيادة الكويتية    







شكرا على الإبلاغ!
سيتم حجب هذه الصورة تلقائيا عندما يتم الإبلاغ عنها من طرف عدة أشخاص.



مركز الوثائق والمحفوظات

تعددت وسائل حفظ الأوراق بعد ورودها الى مركز الحفظ، فهناك اوراق تأتي من أجهزة حكومية، وأوراق تأتي من داخل الجهاز وكلها تصب في قسم الأوراق اي (الصادر والوارد) ومن ثم يتم فرزها وترسل الى جهات الاختصاص ليتم البت فيها ومعالجة مواضيعها وبعد ذلك تحفظ في قسم المحفوظات.. ومن مركز الحفظ تبدأ المشكلة.
والمشكلة تتركز في نقاط عدة، وأخطرها الموظفون الذين لا يملكون الكفاءة في هذا المجال، ولا يملكون الدراية العلمية والعملية في الفرز والترقيم الصحيح للأوراق، ومن ثم عملية صف وترتيب ونزع الدبابيس من المعاملة وتخريم الورق بصورة صحيحة، وإخراج الملفات العلاقية والملفات الإفرنجية ذات الصلة بالمعاملات، وتوخي الحذر في عدم وضع أوراق خاصة بملف في ملف آخر، وهذا يتسبب في ضياع المعاملات وفقدانها، وعندما تطلب هذه الأوراق يصعب العثور عليها، إلى أن تأتي الصدفة ويعثر على المعاملة، وإذا تم النظر في هذه المشكلة من زاوية العمل اليومي فقد يتسبب هذا الخطأ في ارتباك العمل وتأخيره وقد تتخذ قرارات غير سليمة.
وللأسف الشديد ان سمعة مركز الحفظ أو كما يسمى (بالأرشيف)! قد ساءت إلى درجة أن من يُنفى من الموظفين.. او يعاقب يزج به في الأرشيف، وإذا ألقينا نظرة على ماهية موظفي المحفوظات نلاحظ أن المراتب التي هم عليها وظائف متدنية وأنهم ليس لهم خبرة في اعمال الحفظ المتنوعة من (فهرسة، وفرز، وترحيل، وأتلاف، وترميم، ومعالجة للأوراق)، وكل ما يعرفه هذا الموظف هو جمع الأوراق بطريقة عشوائية وتخريمها من دون أي مراعاة ان كانت الأوراق مائلة أم مقلوبة، أو التخريم مرتفعاً أو منخفضاً مما يتسبب في خروج الأوراق عن محيط الملف، إن عدم الإلمام بأهمية هذا العمل الحساس، والنظرة الدونية لهذا القسم وعدم اختيار كفاءات تملك الخبرة في هذا المجال، اوجدت مشقة في الحصول على المعلومة بالسرعة الممكنة أو فقدانها.
وهنا أود أن اطرح سؤالاً: متى ستعطي بعض الإدارات اهمية لمراكز الحفظ صغرت أم كبرت؟ إن مركز الحفظ هو عبارة عن القلب النابض الذي يمد الجسم الإداري بكل ما يحتاجه من معلومات، فهل يستغني جسم الإنسان عن القلب؟
إن مركز المحفوظات ليس مستودعاً لأستضافة الموظفين المعاقبين!!
هل يعلم ذلك المسؤول ان تسريب أسرار الجهاز ينطلق من مركز المحفوظات.
وهل يعمل ان هذا القسم يحتوي على كل صغيرة وكبيرة من اسرار الجهاز وأسرار الموظفين.
في كل الإدارات الحكومية يوجد قسم للمحفوظات ولكن هل يتوافر لديها مركز للمحفوظات، وإن توافر هذا المركز فهل يوجد به ما يلي من هذه المتطلبات:
1 الموقع ومناسبته وقربه من الإدارات وبعده عن كل ما يعرضه للخطر.
2 البناء المسلح من الأسمنت والخرسانة.
3 المكان الواسع لحفظ الملفات، مزوداً بأحدث الدواليب المقاومة للحريق.
4 هل هناك غرف خاصة للتصنيف والترميز والفهرسة.
5 غرف خاصة للفرز والترحيل.
6 غرف خاصة لأجهزة الحاسب الآلي وتوابعه من طابعات واجهزة سكانر (ماسحة ضوئية).
7 غرف خاصة لأجهزة الميكروفيلم وتحميض الأفلام أو ما يستجد من تقنية في هذا المجال.
8 غرف خاصة لتصوير المستندات والوثائق.
9 غرف خاصة بالوثائق السرية.
10 غرف خاصة بالإتلاف تجهز بأجهزة إتلاف متطورة تقوم بفرم الأوراق بحيث تضمن السرية للأوراق المتلفة، وايضا أجهزة تقوم بجمع الأوراق المتلفة وجعلها في قوالب للاستفادة منها في مصانع الورق لإعادة تصنيعها.
11 غرفة ترميم وإصلاح الوثائق التالفة مزودة بمختبر ومعمل، ومستودع لحفظ الأحماض.
12 مستودع خاص بالمركز لحفظ احتياجات العمل.
13 قوة الإضاءة ودرجة الرطوبة ومراوح شفط هي من ضرورات المركز.
14 توفير أجهزة الإنذار المبكر ضد الحريق والسرقة، توفير طفايات للحريق.
15 توفير ابواب اخرى في حالات الطوارىء.
16 زجاج النوافذ من النوع المضغوط المقاوم لحرارة الشمس.
17 تعقيم المركز بصفة مستمرة لتفادي وجود سوسة الورق، والنمل، وغيرها من الحشرات.
18 عمل هرم وظيفي للمركز قابل للزيادة المطردة.
19 مكاتب خاصة بالموظفين مجهزة بأحدث الأجهزة كلاً حسب تخصصه واحتياجاته.
20 مكتب للإدارة يشرف على جميع المكاتب وغرف الحفظ.
21 ترشيح الموظفين لدورات ذات علاقة بمجال المحفوظات وما يستجد في هذا المجال.
وفي الختام اود أن اذكر ان هذه المحفوظات إنما هي تاريخ دولة وأمة يجب العناية بها والحفاظ عليها من أجل الأجيال القادمة ومن اجل دولتنا التي ما فتئت تقدم كل ما لديها في سبيل تعليم وتطوير الموظفين والرفع من مستوى أدائهم في العمل.


انقر هنا لقراءة الخبر من مصدره.